الدروس التعليمية لحفظ وصيانة المكتبات: العراق والشرق الأوسط

التثبيت والتسكين

تطورت صيانة مجموعات المكتبات ومخازن الأرشيف بشكل كبير بمساعدة العبوات الواقية الثابتة. وبالنسبة للمواد غير المجلدة على وجه الخصوص، تشكل العبوات الواقية بيئةً مصغرة أسهل في التحكم عن غرفة كبيرة. ومع ذلك فمن الأهمية بمكان ضمان شراء العبوات من شركة بيع حسنة السمعة وأن تكون مصنوعة من مواد مستقرة كيميائياً مع نسبة pH عالية. فالأشياء التي يتم تخزينها في عبوات مصنوعة من مواد تحتوي على نسبة عالية من الأحماض تتعرض للتلف بمعدل أسرع من المعدل الطبيعي.

تشكل العبوات بيئاتِ مصغرةَ للتحكم في الرطوبة النسبية والأوبئة الحشرية، وللحماية من التلف البيئي مثل التلف الناتج عن الغبار والنار من خلال استخدام المواد المجففة، والناتج عن الحشرات من خلال استخدام المواد الطاردة للحشرات بنسبة معتدلة. وعموماً يجب أن تُصنع العبوات من الكرتون والورق، وليس من الخشب والمعادن الفلزية. وهنالك اتجاه متزايد نحو استخدام البلاستيك، لكن بعض أنواعه غير مناسبة للتخزين الأرشيفي.

المواد المستخدمة في صناعة العبوات

الكرتون والورق

الكرتون والورق عبارة عن مواد غير شفافة وتحمي محتوياتها من التلف بسبب الضوء. وعلاوة على ذلك، فقد يكون من السهل الكتابة عليها لتمييز محتوياتها، كما أنها تمتص الماء في حالة البلل. ويجب أن تكون المواد خاليةً من الأحماض، وأن يكون مستوى pH بها من 8.5 إلى 10، وأن تكون نسبة الاحتياطي القلوي بها 3 بالمائة. ويبدو أن نسبة وجود مادة اللجنين في هذه المواد أقل كمعامل يتجاوز معدل تغير اللون على الغلاف الخارجي للعبوة.

والعجينة تكون عادة عجينةً خشبية يتم صنعها من خلال إجراء عملية قلوية. ويجب ألا تحتوي العجينة على مادة الكبريت، خصوصاً مع العبوات التي يحتمل أن تشتمل على صور فوتوغرافية. كما يجب أن تكون قوة ومتانة الكرتون والورق متناسبين مع الغرض من الحاوية (راجع المعايير القياسية للجمعية الفنية لصناعة العجينة والورق في الموقع http://www.tappi.org). ويجب أن تكون الصبغات المستخدمة فى تلوين الكرتون/ الورق ثابتة اللون وغير متحلِّبة. (للتعرف على العديد من المعايير الفنية حول صناعة الكرتون والورق انظر موقع http://www.astm.org.)

وعند استخدام مواد لاصقة في صناعة العبوات، فيجب ألا تتعدى هذه المواد حواف المناطق التي صُممت من أجل لصقها. وإذا استُخدِمت الدبابيس أو الزوايا المعدنية، أو شرائط التقوية، فيجب أن تكون مصنوعةً من معدن غير قابل للتآكل وليس بها حواف حادة بارزة.

البلاستيك

من الصعب اختبار درجة ملاءمة البلاستيك في بعض العبوات الواقية وأكياس الحماية. ويجب أن يكون البلاستيك خاليا من المواد الملدِّنة والطلاء الخارجي ومواد UV الماصة.

وعادةً ما تكون مادة البولي إثيلين لينةً ومرنةً ويمكن استخدامها لتغليف المواد وتحزيمها، أما البولي بروبيلين، وهي مادة صلبة عادة، فغالباً ما تدخل في صناعة علب الأفلام والحاويات المقولبة الأخرى. وفي الغالب، تستخدم رقائق البولي بروبيلين المدببة أو المحززة في صناعة الصناديق والمحافظ, حيث يمكن تعليمها وطيها وربطها وتغريتها بمادة لاصقة ساخنة. ويقوم عدد متزايد من شركات البيع بتسويق عبوات بأحجام قياسية. ويجب أن تكون مادة البولي بروبيلين المستخدمة في صناعة هذه العبوات خاليةً من مواد UV الماصة، ومن الإضافات المضادة للكهرباء الاستاتيكية، ومن المواد المقاومة للهب، والصبغات. ومادة البولي بروبيلين مثالية لتخزين مواد الأفلام غير المستقرة على البارد، ولكن لا يُنصح باستخدامها مع المواد غير المستقرة التي تكون عرضةً للتلف السريع في البيئات المحكمة, والذي يُطلق عليه التحلل بالحفز الذاتي. ويجب استخدام الحاويات البلاستيكية مع الأشرطة الصوتية والأفلام المستقرة.

ويجب عدم استخدام المواد البلاستيكية من نوع كلوريد البولي فينيل (PVC) بأي شكل من الأشكال التي قد تعرضها للتلامس مع مواد المكتبات والأرشيف. ومواد PVC غير مستقرة كيميائياً وتزيل غازات حمض الهيدروكلوريك في وجود الحرارة، الأمر الذي من شأنه أن يفسد مواد البحث سريعاً. وتصبح مادة PVC هشةً نظراً لانفصال المواد الملدِّنة، وتصبح قادرة على تنعيم الصور الفوتوغرافية، مما يتسبب فى تحولها وجعل الراتنجات لزجة. ويقوم عديد من شركات البيع بتسويق أكياس الحماية المصنوعة من مواد PVC للاستخدام مع تسجيلات الجرامافون والصور الفوتوغرافية والعبوات المنزلقة وألبومات الصور. وعلى وجه العموم، يجب على المشتري أن يحاول التحقق مما إذا كانت العبوة مصنوعةً من مواد PVC عن طريق فحص ملصق المحتويات الكيماوية، ولكن في التحليل النهائي, يجب ألا يبتاع المشتري أية مواد بلاستيكية ذات رائحة كيماوية نفاذة.

والكرتون والورق من المواد الماصة التي تساعد على حماية المحتويات عند البلل، بينما يميل البلاستيك إلى الاحتفاظ بالرطوبة ما لم تكن العبوة محكمة تماما ضد الماء. ويعمل الكرتون والورق كمصدات لمقاومة التغيرات المناخية ويمكن استخدامها لخلق مناخ قلوي داخلي مصغر. ويمكن أن تذوب مواد البولي إثيلين والبولي بروبيلين بسهولة عند وجود حريق، أما الكرتون والورق فهي مواد مقاومة تماما للحرارة ولا تحترق بسهولة. وبالنسبة لأغلب عمليات التخزين الروتينية للمواد الورقية، فيفضل العبوات المصنوعة من الكرتون والورق.

تسكين الورق

يتم تجميع مجموعات الورق في حافظات وصناديق، ووضعها على أرفف ثابتة من الصلب. ويجب تخزين المقتنيات الورقية المسطحة الكبيرة، كالخرائط والرسوم المعمارية والملصقات واللوحات الفنية في حافظات ذات أحجام مناسبة فى صناديق طباعة أو خزانات خرائط من الصلب (ملفات مسطحة). وإذا كان الشيء المراد تخزينه كبيرا للغاية، كالخرائط الكبيرة المطوية، ولا يمكن استيعابه فى الوضع المسطح عند التخزين، فهنالك استراتيجيات للحفاظ عليه في وضع الطي.

الحافظات

يجب أن تكون الحافظات مستقرة وثابتة كيميائياً. وكثير من حافظات المكاتب العادية التي يتم توفيرها من خلال عملاء الشراء الحكوميين تعتبر غير مناسبة للتخزين طويل المدى. ويجب شراء الحافظات من خلال شركات البيع المتخصصة في منتجات مخازن الأرشيف، كما يجب على المشترين التأكد من أن جميع المشتريات مطابقة للمواصفات المعطاة عند إصدار طلب الشراء. ويجب إجراء اختبارات pH على الأقل على العينات. ومن المستحسن ألا يتم حشو الحافظات بكميات كبيرة من الأوراق، خصوصاً إذا كانت متنوعة الأحجام. ويجب فصل أية مواد ذات مشكلات معينة في المجموعة (الشريط اللاصق التالف كيميائياً، وما إلى ذلك) عن بقية المواد ووضعها في حافظة واحدة مستقلة.

حواشي الصور

لا تظهر القيمة الأساسية للحواشي عند عرض المقتنيات أو إحاطتها بإطار، ولكنها تستطيع حماية الصور سريعة التأثر الخاصة ببعض المقتنيات. وتتكون الحاشية من نافذة لعرض الصورة، ولوح كرتوني يعلق عليه الشيء المراد عرضه. وعند التخزين في وضع مسطح، عادةً ما توضع قطعة من نسيج متين تحت فتحة نافذة العرض وفوق الصورة للحد من مخاطر الكشط. وتتمثل فائدة الحاشية في إمكانية التعامل مع المقتنيات بطريقة آمِنة، وتخزينها في مجموعات دون الضغط على أسطح الصور، وعرضها بسهولة عند الحاجة. ويجب أن يكون لوح الحاشية الكرتوني مصنوعاً من مادة قلوية وشديد الصلابة، خصوصاً عند استخدامه مع المقتنيات الكبيرة.

الصناديق

تتعامل شركات البيع مع ثلاثة أنواع أساسية من الصناديق: علب الوثائق ذات الواجهات المعلقة أو المتدلية؛

تسكين الأوراق : صورة الصندوق 1

وصناديق الطباعة، المصممة للتخزين في وضع مسطح باستخدام غطاء صندوق على شكل حدوة وذو واجهة متدلية;

تسكين الأوراق : صورة الصندوق 2

والعبوات الكرتونية لحفظ السجلات، وهي عبارة عن صناديق ضخمة مصممة لتخزين كميات كبيرة من السجلات.

تسكين الأوراق : صورة الصندوق 3

وهنالك أيضاً صناديق لحفظ المقتنيات المطوية أو الأشياء الغريبة الشكل. ويجب أن تُصنع كافة الصناديق من ألواح كرتونية تحتوي على نسبة pH تبلغ 8.5 على الأقل و 3 بالمائة على الأقل من كربونات الكالسيوم المخفف. وتُصمم علب الوثائق للتخزين المسطح والتخزين العمودي على حدٍ سواء. وفي حاويات التخزين العمودي الغير مملوءة بالكامل، يجب عدم السماح لمحتوياتها بالسقوط. ولتجنب حدوث ذلك، يمكن استخدام حاشية مطوية.

خزانات الخرائط أو ملفات الصلب المسطحة

تسكين الأوراق : صورة خزانات الخرائط يجب تخزين المواد الكبيرة، كالخرائط والملصقات، في وضع مسطح كلما أمكن ذلك. ويجب تصنيع خزانات الخرائط من صلب ملحوم عيار 14 على الأقل. ويفضل أن يكون الطلاء الخارجي النهائي من راتنج الأكريليك والميلامين.

ويجب استبدال خزانات الخرائط الخشبية فى أسرع وقت ممكن، لأن الخشب تنبعث منه مواد ضارة ويجذب الحشرات. ويتم تجميع ملفات الصلب المسطحة رأسيا بمعدل وحدتين، تتكون كل وحدة من 5 أدراج. وارتفاع هاتين الوحدتين أقل قليلا من متر واحد، مما يوفر أسطح عمل للعاملين والباحثين.

ويجب وضع المقتنيات التي يتم تخزينها في ملفاتٍ مسطحةٍ بداخل حافظاتٍ أصغر قليلاً من المساحات الداخلية للأدراج، أو نصف هذه المساحات بالضبط. وهذا يمنع تحرك الحافظات داخل الأدراج أثناء فتحها. وبشكل عام، يجب ألا يزيد سمك محتويات الحافظات عن 2 إلى 3 سنتيمتر يتم قياسها عند منتصف الحافظات. وتشكل ملفات الصلب المسطحة عبواتٍ واسعةً يمكن استخدامها كبيئات مصغرة بها طارد أو مبعد للحشرات (كرات نفتالين) في القاعدة. وقد تكون البيئة المصغرة ضارةً عندما توضع ملفات الصلب المسطحة على سجادةً فتبتل هذه السجادة على سبيل المثال. ففي هذا الموقف، ينتقل البلل إلى أسفل الملف المسطح، ورغم أن السجادة تجف في المناطق المفتوحة، إلا أن البلل الموجود أسفل الملف المسطح يسبب رطوبةً شديدةً ينتج عنها نمو الفطريات التي تسبب التعفن.

المقتنيات المطوية

قد يكون من الصعب تخزين هذه المواد والوصول إليها دون حدوث أضرار. فمن الممكن طي معظم المقتنيات المطوية على الجزء الخارجي من أنبوب لوح كرتوني قوي بقطر يبلغ 10 سنتيمترات تقريباً. ويجب أن يكون الأنبوب أطول من المقتنى ومغطى بطبقة من الورق القلوي، ويفضل وضع المقتنى بين ورقتين قلويتين أثناء طيه للحد من كشط السطح. ويتم عندئذ لفُّ الجزء الخارجي للمقتنى في ورق الكرافت القلوي القوي. ويجب عدم دفع المقتنى إلى داخل الأنبوب تحت أي ظرف من الظروف نظراً لإمكانية حدوث تلف كبير عند إخراج المقتنى لاستعماله.

وتحسين دوران الأنبوب هي طريقةً تم تطويرها في British Public Records Office (دار المحفوظات البريطانية العامة) ثم أدخل عليها William Minter، وهو أمريكي من العاملين في صيانة الكتب مزيدا من التحسينات. وهذه الطريقة تجمع الأنبوب مع فيلم بوليستر في مبيت يحمي المقتنى سريع التأثر عند بسطه لاستخدامه. وفي هذه الحالة، يتم بسط المقتنى حول الجزء الخارجي من الأنبوب مع ورقتين من فيلم بوليستر يتم تشكيلهما كظرف ملحوم من طرف واحد، بحيث تكون أحد حافتي الفيلم متصلة بالأنبوب. ويتم لحام ورقتي فيلم البوليستر أو ربطهما بشريط مزدوج الوجه بالقرب من الحافة الأمامية، مع مد الورقتين دون وصلات لحام لأبعد من موضع الوثيقة عند القمة والقاع. ويحتوي الطرف الخلفي من المظروف على واق من القماش يتم ربطه مع طي الجزء الزائد من العرض داخل طرفي الأنبوب.

تسكين الأوراق : صورة المقتنيات المطوية

لاستخدام المقتنى، يتم بسط مجمع اللف مع عدم إخراجه ولكن عرضه فى العبوة. وهذا يحمي المقتنى من العودة إلى وضع الطي مرةً أخرى، الأمر الذي ينتج عنه تلف خطير.

تسكين الصور الفوتوغرافية

نظراً للتنوع الكبير للصور، فالطريقة المثالية لتسكينها هي أن يتم تسكينها منفصلةً عن بعضها البعض. ويجب أن تكون عبوات الصور مصنوعة من ورق خال من المواد الحمضية أو البلاستيك المستقر. والورق يكون غير شفاف لمنع التلف الذي يسببه الضوء, ولذلك يتطلب الأمر إخراج الصور من المظروف أو الغلاف لمشاهدتها. أما البلاستيك فيكون شفافاً لتقليل الخطوات اللازمة لمشاهدة الصورة. غير أن البلاستيك له عيوبه التي تظهر عند تعرضه للرطوبة الشديدة، حيث أن الرطوبة تتسبب فى ظهور بقعٍ بيضاء على سطح الصورة أو تعفنها. ويجب عدم استخدام البلاستيك عند تكون طبقة المستحلب تالفة، لأن الخاصية الإلكتروستاتيكية للبلاستيك قد تتسبب فى تقشر السطح.

العبوات الورقية

يجب أن تحتوي العبوات الورقية على نسبةٍ عاليةٍ من مادة سليولوز الألفا، وأن تكون خاليةً من الخشب الأرضي، والتغرية بمادة راتينج الألومنيوم، والكبريت. ويجب أن تصل نسبة pH فيها إلى 7.5، وأن تكون ذات سطح أملس. تشكل العبوات التي بها شقوق أو تشابكات خطورة ناتجة عن تلف المادة اللاصقة على سطح الطباعة. ويفضل استخدام عبوة ذات غطاء قلاب مكوَّن من أربعة أطراف لا يتسبب فى الكشط لتسكين العديد من الصور.

وعندما تُوضع الصور في عبوات فردية، فمن الممكن تخزينها في صناديق شبيهة بالصناديق المستخدمة في تخزين الورق. ومن الممكن تخزين الصور في وضع أفقي أو رأسي، غير أن ذلك يجب يكون تحت ضغط خفيف وذلك لمنع التجعد. وإذا كان من الضروري تسكين صور ذات مقاسات شديدة الاختلاف داخل نفس الصندوق، فمن الممكن الفصل بينها باستخدام لوح مبطن. أما الصور ذات المقاسات الزائدة، فيمكن تخزينها فى حافظات توضع بداخل صناديق طباعة كبيرة أو في ملفات صلب مسطحة. أما الصور المحاطة بإطارات، فمن الأفضل إخراجها من الإطارات عند التخزين. أما إذا كانت الصورة المحاطة بإطار كبيرة للغاية، فيجب إخراجها من الإطار وإزالة المواد الحمضية المساعدة منها واستبدالها بمواد خالية من الأحماض. وينبغي أن يتولى القائم بالصيانة عملية إعادة تأطير الصور.

مرحلة ما قبل التخزين

يجب تقوية الصور الملتصقة على ألواح سند هشَّة داخل عبواتها باستخدام بطاناتٍ خاليةٍ من المواد الحمضية، أو باستخدام ألواحٍ مضلعة يتم قطعها بمقاسات أكبر قليلاً. ولا يجوز بأي حالٍ من الأحوال لأي شخص أن يحاول إخراج الصورة من مكانها، عدا القائم بأعمال صيانة الصور. وبالنسبة للصور الموضوعة فى علب، مثل الصور الفضية والخزفية، فيجب لفها بعناية بقطعة من النسيج الخالي من المواد الحمضية وتخزينها في وضع مسطح بداخل عبواتها الواقية.

ويجب عدم تكويم الصور السلبية المطلية بطبقة زجاجية فى وضع مسطح, واحدة فوق الأخرى, لأن ثقل هذه الألواح قد يتسبب فى تلفها بشدة، خصوصا إذا‏ كانت بعض هذه الألواح في وضعٍ مقوس قليلا. ويجب وضع هذه الصور كل على حدة فى عبوة ورقيةٍ، ثم تكوم وتوضع على الحافة الطويلة داخل صناديقها, مع وضع لوحٍ خالٍ من المواد الحمضية بين كل 5 إلى10 ألواح للحفاظ على ثباتها.

تسكين أفلام الصور المتحركة

يجب تأمين فيلم الصور المتحركة بلفه بانتظام على محاور ثابتة، ثم تخزينه في علبٍ مصنوعة من البلاستيك (البولي إثيلين أو البولي بروبيلين) أو معدن (غير فلزي وغير قابل للتآكل). ويجب لف أشرطة الأفلام المصنوعة من ورق خال من المواد الحمضية أو من البوليستر حول الفيلم لحمايته من الفك. وينبغي تغليف أفلام "الأمان "والأفلام الملونة بمادة البولى إثيلين قبل وضعها فى العلب. ويجب عدم لف فيلم نترات السليولوز بمادةٍ بلاستيكية، بل وضعه مباشرةً فى علبةٍ معدنيةٍ ذات غطاءٍ غير محكم بشدة ومعزولاً عن غيره من الأفلام. وفي الظروف غير المستقرة، يجب استنساخ الفيلم والتخلص من الأصل.

تسكين الكتب

قد يكون من الضروري استخدام عبوات واقية مع الكتب المتهالكة التي يجب حفظها في حالتها الأصلية، ومع المواد المفكوكة التي يجب تجميعها معاً، واستخدامها في أحوالٍ معينةٍ أخرى.

وهنالك ثلاثة أنواع رئيسية من صناديق حفظ الكتب: الصناديق الصدفية أو الصناديق القابلة للطي، وصناديق الكتب، والمحافظ الصغيرة (انظر موقع http://www.library.cornell.edu/preservation/publications/index.html للحصول على وصف تفصيلي للتكوين).

الصناديق الصدفية

قد يكون الصندوق الصدفي شكلاً من أشكال الصناديق المطوية الظهر والمزودة بصينيتين متصلين بمفصل من منتصفها، أو قد يكون شكلاً من أشكال الصناديق المتدلية الواجهة. وعادةً ما تكون الصناديق المطوية الظهر هي الأفضل لحفظ الكتب، أما الصناديق ذات الواجهة المتدلية فهي الأفضل لحفظ المواد المفككة، مثل مجموعات الكتيبات. وتعتبر أقوى الصناديق الصدفية هو المصنوع من ألواح متينة خالية من المواد الحمضية، والمدعومة بألواح تجليد ومغطاة بقطعة من القماش المصمغ. ويمكن تعديل هذا النوع بإضافة لوح جانبيٍ لاستيعاب كميات قليلة من المواد الطاردة للحشرات. ومن الممكن صناعة أبسط أشكال الصناديق الصدفية من قطعة واحدة من لوح مضلع خالي من المواد الحمضية عن طريق ثنيه وطيه على طريقة علبة البيتزا. وفي حالة جريد النخيل، من الممكن وضع المخطوطات المفردة في علب MM، ثم وضع من أربعة إلى ستة علب فى صناديق صدفية كبيرة.

علب الكتب

تتميز علب الكتب بأنها ذات أطرافٍ مفتوحةٍ ومصممةٌ لكي توضع في وضع رأسي على الأرفف، بحيث يتم عرض الكتاب من الظهر. وهذا النوع من العلب مفيد لمجلدات الأوراق المفككة أو ألبومات الصور، وذلك لحمايتها من الغبار. ومع ذلك، فقد تقضى علب الكتب على تجليد الكتب تماماً نظراً لمقدار الكشط الذي يحدث عند سحب الكتاب من العلية. وفي الظروف التي يتعرض فيها المناخ للتغير الشديد، فقد تنكمش الكتب وتتمدد، مما يجعل من الصعب إخراجها من علب الكتب.

الحافظات

تستخدم الحافظة لتسكين الكتب المسطحة الكبيرة والكتب الرفيعة الصغيرة. وعندما تُستخدم الحافظة لاستيعاب الكتب الكبيرة المسطحة، مثل كتب أطلس الخرائط، فإنها تكون مكونة من علبة متينة من النوع الرابط مصنوعة من لوح وقطعة من قماش الكتب ذات رفارف صلبةٍ يتم طيها إلى الداخل لحماية المحتويات. وعادةً ما تشتمل العلب الكبيرة لهذا النوع على أربطة قطنية عند الحافة العليا والقاع والحافة الأمامية. أما عند استخدامها لاستيعاب الكتب الرفيعة الصغيرة، فإن الحافظة تكون مكونةً من علبة بسيطة تصنع من ألواح كرتونية رفيعة وقطعة من قماش الكتب تحتوي على رفارف مطويةٍ تُصنع من المادة الخام للحافظات الخالية من المواد الحمضية. وعموماً فهذه العلبة لا يتم حمايتها بالأربطة.

تسكين السجلات الصوتية

هنالك العديد من أنواع التسجيلات الصوتية، ورغم أن المبادئ الأساسية التي تنطبق على تسكين مواد المكتبات ومخازن الأرشيف الأخرى هي نفسها التي تنطبق هنا (يستحسن وجود ورق خال من المواد الحمضية وورق كرتون مقوى، وبوليستر وبولي بروبيلين)، فهنالك بعض الفروق الجديرة بالذكر.

أقراص الجرامافون/ الفونوغراف

الطريقة المفضلة لتخزين هذه الأقراص تكون على حوافها. ويجب وضع كل قرص في أحد أغلفة تخزين السجلات المصنوعة من الورق الخالي من المواد الحمضية، الذي يتميز بفتحة دائرية لإظهار اسم السجل أو غلاف مصنوع من مادة البولي إثيلين. وفي حالة إضافة أقراص جديدة إلى المجموعة، فيجب إزالة غلاف الانكماش البلاستيكي الأصلي نظراً لميله إلى التمدد والانكماش مع تغير درجات الحرارة المتغيرة، مما يتسبب فى لف الأقراص. وينبغي وضع مجموعات من الأقراص المغلفة في صناديق تخزين السجلات، والتي تتشابه في موادها وتصنيعها مع المواد المستخدمة مع الأوراق . ويجب أن تشتمل الصناديق على غطاء محكم لمنع دخول الغبار. ومن الأهمية بمكان ألا يُسمح للأقراص بالسقوط في صناديقها؛ ويجب وضع ألواح فاصلة لضمان امتلاء المساحة الفارغة فيما بين الصناديق.

سيور الدكتافون

تعود هذه السيور إلى تسجيلات الدكتافون التي بدأ استخدامها منذ عام 1947 في تسجيلات الشركات والتسجيلات الطبية والتسجيلات العلمية. وعادةً ما كان يتم تخزين هذه السيور في وضع مسطح في حافظات ملفات الشركات، إلا أن هذه الحافظات كانت تسبب تجعدها. فيجب لف السيور بحذر بلوح خالٍ من المواد الحمضية للحد من التجعدات، ووضعها في صندوق تخزين.

الاسطوانات الشمعية

الاسطوانات الشمعية هي من منتجات أواخر القرن التاسع عشر، وهي شائعة في مخازن الأرشيف. وبوجه عام يبلغ طول الاسطوانة 10 سنتيمترات وقطرها 5 سنتيمترات، ومن الممكن أن تصبح هذه الأسطوانات هشة ولذلك يلزم تخزينها ومعالجتها بعناية بالغة. وتوضع هذه الأسطوانات عموماً في صناديق خالية من المواد الحمضية مقسمة إلى أجزاء، أو توضع على أعمدة صغيرة متصلة بقاع الصندوق حتى لا تنتصب رأسياً. ويتم وضع العديد من الأسطوانات في كل صندوق من صناديق التخزين. وعند إخراج أسطوانة شمعية من القسم الخاص بها، فمن الأهمية بمكان عدم لمس سطحها الشمعي؛ بل يتم إدخال الإبهام والسبابة فى المركز ورفعها مع الضغط بالإصبعين على الجزء الداخلي للأسطوانة.

الأشرطة الصوتية من بكرة لبكرة

الوسط الذي يقع عليه الاختيار لهذا النوع من الأشرطة هو البوليستر، رغم استخدام مادة الأسيتات لعديد من السنوات. فمادة الأسيتات تعاني من أشكال من التهور تسمى اللزجة وأعراض تأثير الخل، والطريقة الوحيدة للحفاظ على المحتوى السليم تكون من خلال إعادة التسجيل. ونظراً لأن هذا الشريط مغناطيسي، فيجب الاحتفاظ به بعيداً عن المجالات المغناطيسية ومصادر الحرارة. وبالنسبة للتخزين في الأرشيف،يجب لف الشريط على بكرة معدنية غير فلزية، بحيث يكون طرف "البرنامج" في الجزء الخارجي من البكرة. ويجب لف الشريط حول البكرة لتخزينه في صندوق حماية الأشرطة، بحيث يكون ثقل الشريط محمولاً على المحور المركزي.

وتنتج أعراض اللزوجة من تأكسد الشريط والتصاقه بالرؤوس المغناطيسية الخاصة بجهاز التشغيل. وتؤدي الأكسدة إلى تراكم فضلات ملوثة من شأنها أن تشوِّه جودة الصوت. أما أعراض تأثير الخل فهي نتيجة لتلف أسيتات السليولوز، ويمكن اكتشاف ذلك من خلال الرائحة المميزة وانبعاج الشريط وانكماشه وهشاشته. ومن الأهمية بمكان ألا تكون حاويات تخزين المواد التي تعاني من أعراض التأثر بالخل محكمة الإغلاق. وقد طور معهد U.S. Image Permanence Institute (المعهد الأمريكي لأبحاث بقاء الصور - http://www.imagepermanenceinstitute.org/ شرائط يمكنها اكتشاف وجود أعراض التأثر بالخل ودرجتها.)

التسجيلات السمعية

يجب تخزين أشرطة التسجيل رأسياً في علبها البلاستيكية الأصلية. ويجب أن يتم تشغيلها بواسطة البرنامج الكامل الخاص بها مرة كل عام على الأقل للحد من أعراض "تلف المحتوى المطبوع" وأعراض اللزوجة.

تسكين الميكروفيلم

يجب عرض الميكروفيلم ومعالجته وتخزينه طبقاً للمعايير الدولية. ويبدأ تسكين الميكروفيلم بلفه حول بكرات مصنوعة من معدن غير قابل للتآكل أو من البلاستيك ومغطاة بشريط ورقي خالٍ من المواد الحمضية يتم تأمينه بأربطةٍ خيطيه أو بأشرطة Velcro. ويجب عدم استخدام الأشرطة المطاطية. وأن تكون الصناديق التي يتم تخزين البكرة الكاملة بها مصنوعةً من ورق/ ألواح كرتونية خالية من المواد الحمضية ومصممة بنفس الطريقة التي يتم بها تصميم الصناديق الموصى بها لتخزين الورق. كما أن الحاويات المصنوعة من البلاستيك الخامل مقبولة كصناديق تخزين.

المعايير القياسية الدولية

تشترط معظم وكالات التمويل إتباع المعايير الدولية عند إنتاج ميكروفيلم عن مواد البحث بدعم منها. ومن بين المتطلبات الأخرى، يجب إنتاج ثلاثة أجيال من الأفلام هي: الصورة السلبية أو "الصورة الأولية" للكاميرا، والصورة السلبية للطباعة، ونسخة إيجابية من الصورة. ويجب تخزين الصورة السلبية للكاميرا في درجة حرارة منخفضة ومعقولة، ونسبة رطوبة منخفضة، ويكون التخزين الأمثل في مكان بعيد عن الأجيال الأخرى من الأفلام، كما يجب عدم استخدام هذه الصورة السلبية سوى تحت الظروف الطارئة. ويجب على المكتبة أو الأرشيف الذي يتولى إنتاج الفيلم الاحتفاظ بصورة سلبية للطباعة في ظروف تخزين جيدة واستخدامها فى عمل نسخ إيجابية عند الطلب. فالنسخ الإيجابية مخصصة لاستخدامات القراء.

تلف الأفلام

إن عجز العديد من المكتبات ومخازن الأرشيف في الأقاليم الاستوائية عن توفير ظروف تخزين مناسبة للصور السلبية للميكروفيلم هو أمر يستحق كثيرا من الاهتمام. فرغم أنه من المعروف أن الأفلام التي يتم إنتاجها وتخزينها بشكل صحيح تظل صالحةً لمدة 500 عام كحد أدنى، فقد أصبحت الأفلام الموجودة في بعض الدول غير قابلة للقراءة بعد مرور عشرين عاماً فقط على تخزينها في ظروف درجات الحرارة والرطوبة العالية. وفي بعض الحالات، تعارض بعض الحكومات والمؤسسات إخراج الصور السلبية للأفلام من بلادها، رغم أن ذلك قد يعني نهايتها. ويكمن الحل بالنسبة للمؤسسات في التعاون في عمليات تخزين الأفلام، ربما مع شركة أو مؤسسة تجارية من دولة قريبة، أو من خلال اتحاد إقليمي للمؤسسات.

ومن الأنظمة المناسبة نظام الغلق المحكم، الذي يتم العمل به بموجب تحقيقات صارمة يقوم بها معهد Image Permanence Institute (معهد أبحاث بقاء الصور) وجامعة Cornell. وتتضمن هذه العملية إحكام غلق علب الميكروفيلم داخل محافظ خالية من الأكسجين بطريقة تشبه غلق علب الأطعمة المجففة. وسوف تساعد الأبحاث على تحديد ما إذا كان من الممكن تصميم نظام غلق محكم من أجل حفظ الميكروفيلم وحمايته لفترات طويلة دون الحاجة إلى قبو تخزين بارد.