دعم الجهود

يعتبر التخطيط عنصرا أساسيا فى تنمية برامج الحفظ. ويتناول هذا القسم عملية تقييم الاحتياجات ويعرضها بالتفصيل بالنسبة لأهداف المكتبة. ويتم مناقشة ضرورة التمويل والطرق المتنوعة لتطوير مبادرات التمويل. كما يتناول هذا القسم تطوير حملات العلاقات العامة التي يمكن أن تكون حاسمة بالنسبة للعثور على تمويل خارجي.

القسم الأول. الموارد

التخطيط موجود فى قلب إدارة الموارد وهو بالغ الأهمية بالنسبة لتنمية القدرة على فحص الإدارة والعمليات الحالية وبالنسبة لتطوير خطة بعيدة المدى.

القسم الثاني. التمويل

للتمويل أهمية خاصة بالنسبة للحفظ. وتحصل وحدات المكتبة التقليدية مثل الخدمات الفنية والخدمات العامة, وكذلك الوحدات الأحدث مثل أنظمة الحاسب, على تمويلها بشكل عام لأنه ينظر إليها باعتبارها أساسية لاكتساب وتنظيم المواد المكتبية. ولم يتم الاعتراف بالحفظ كوظيفة مكتبية منفصلة إلا مؤخرًا, وعادةً ما يكون تمويل المكتبة شحيحا لدرجة لا تسمح بإعادة توزيع التمويل القادم من الوحدات العاملة التي تم إقامتها. ولذلك يجب على أخصائيي الحفظ الاجتهاد للحصول على دعم لبرامجهم من التمويل الهزيل المحدد للوظائف الخارجية ومن التمويل الجديد داخل المؤسسة ومن المصادر الخارجية.

القسم الثالث. العلاقات العامة

العلاقات العامة للحفظ معنية إلى حد بعيد بتعزيز الصورة الإيجابية التي ترغب مكتبة أو أرشيف في إبرازها عن نفسها وعن خدماتها. وتظهر الصورة الإيجابية عندما يسعى الموظفون وراء الفرص بشكل فعال ويستغلونها. ولا يعتبر برنامج العلاقات العامة الديناميكي والمطور جيدًا مفيدًا لمصالح المؤسسة وحسب, بل أن له أيضا أهمية عظمى فى نجاح وحدة الحفظ بها. فبدون مثل هذا البرنامج ستظل المؤسسة وبرنامج الحفظ بها متوارية عن أعين المجتمع الخارجي وسيصيبها الضعف بسبب نقص الأموال.

والغرض الأساسي من برنامج العلاقات العامة هو التأثير بشكل إيجابي على نظرة الجمهور, بما في ذلك المستهلكين ووسائل الإعلام والدوائر الأكاديمية والحكومة إلى‏ أنشطة الحفظ بالمؤسسة. وإذا تم تنفيذ برنامج علاقات عامة ذو إدارة جيدة بنجاح فسوف يفيد كل من وحدة الحفظ والناس.