داخلياً أو عن طريق شركات بيع

تستخدم العديد من المكتبات ومخازن الأرشيف شركات بيع للوفاء باحتياجات الحفظ لديها، وفي بعض الظروف قد يكون ذلك هو أفضل طريقة يمكن اتباعها. وتتضمن خدمات شركات البيع تجليد النشرات الدورية والأبحاث، وإنتاج الميكروفيلم، وأشكال معينة من إعادة التصوير. وتعتبر هذه الخدمات أسهل طرق تسعير العقود والتعامل المنظم. وفي العديد من الحالات، كلما كان العمل يجري بشكل روتيني ومنظم كلما كان فى وسع شركات البيع القيام به بتكلفة أقل وأكثر فاعليةً من المكتبة. فما السبب في ذلك؟ السبب هو أجور شركات البيع المنخفضة، واستثمار رأس المال في معدات متطورة ذات إنتاجية عالية والمواد الأرخص التي تواجه مستوىً عالياً من طلبات الشراء، علاوة على الإنتاجية العالية بسبب الكيانات الاقتصادية الكبيرة.

ويتم أداء وظائف الحفظ داخلياً من قِبَل موظفي المكتبة والأرشيف، ومن هذه الوظائف العناية القياسية بالمجموعات، والعمليات الصغرى لترميم الأوراق، والنسخ الفوتوغرافي للاستبدال، وتحضير الأغلفة، وتجليد الكتيبات الصغيرة ومعالجة الكتب ذات الأغلفة الورقية، وتحضير الميكروفيلم، وترميم الكتب. وتعتبر هذه الوظائف غير مناسبة لشركات البيع لأسبابٍ عديدة. ومن الممكن تطبيق بعض المعايير الهامة لمساعدتك على تحديد ما إذا كنت ستستخدم شركات البيع في العمل.

الكفاءة والمعايير

ويجب أن يكون لدى أخصائي الحفظ معايير للأداء تقوم على المعايير القومية أو العالمية و/ أو متطلبات الأداء المحددة الخاصة بالمكتبة. فمثلا عند الفحص الدوري لمتطلبات التغليف، يجب أن يتم تحديد تصميم الغلاف تفصيلياً من قِبَل أخصائي الحفظ بناءً على أنماط الاستخدام، والوضع على الأرفف، وأوضاع التخزين، ومتطلبات مدة الخدمة. ومن الواجب تدوين ذلك في وثيقة عقد مسبقة أو طلب عرض (RFP). ويتم تقديم طلب العرض (RFP) إلى شركة البيع المفترض أن يتم التعامل معها، وفي حالة موافقة الشركة على تنفيذ العمل طبقاً لطلب العرض، يتم بعد ذلك كتابة عقد تقديم خدمات بين الطرفين. ويجب إجراء العملية داخلياً,عند عدم وجود شركات بيع في المنطقة قادرة أو راغبة في الاستجابة لطلب العرض.

ويقوم العديد من المكتبات ومخازن الأرشيف الكبيرة بعمليات إنتاج الميكروفيلم داخلياً وبصورة دقيقة نظراً لأن صناعة الصور الدقيقة (الميكروجرافيك) ظلت لسنوات عديدة غير مهيأة للاستجابة لمعايير الأرشفة التي تطلبها المكتبات ومخازن الأرشيف. ومع الاستخدام المتزايد لقواعد بيانات أجهزة الكمبيوتر والتصوير الرقمي في عالم الأعمال، فقد تضاءلت مع ذلك قاعدة عملاء صناعة الصور الدقيقة (الميكروجرافيك) وتوجد الآن رغبة أكبر في مواجهة احتياجات المكتبات ومخازن الأرشيف.

وتنطبق مسألة الكفاءة أيضاً على العمليات الداخلية. وفي حالة عدم وجود عاملين مدربين في الوحدة الداخلية، أو كان هنالك نقصٌ في المعدات والمواد المطلوبة، فيجب اتخاذ الخطوات اللازمة لسد هذا النقص. وأحد المزايا الرئيسية لخيار العمل الداخلي هو القدرة على التحكم في العملية وتعزيزها عند الحاجة.

اتخاذ القرارات والخدمات

وإذا كان سيتم تجليد كتب ورقية الأغلفة داخلياً بدلاً من ذلك، فيجب القيام بالعمل مع توافر الحد الأدنى للتحضير. وفي هذه الحالة، يتم اتخاذ القرارات على أساس النسق مع عدم وجود أوراق للتعليمات، ويتم تجليد كافة الكتب الورقية الأغلفة. ويتم تحويل العمل في أقل من 48 ساعةً، ولذلك فلن تكون هنالك حاجة إلى إدخال تعديلات على سجل التداول. ومن الممكن تجليد الكتب الورقية الأغلفة داخلياً بتكلفة أقل بمجرد تحضيرها للتغليف التجاري. ولا يتطلب تجليد الكتب الورقية الأغلفة استثماراتٍ في المعدات التي تحتاج إلى رأس المال (ماكينة كهربائية لتقطيع الورق وماكينة تغريه)، ومع ذلك يمكن صيانة المعدات بسهولة، كما أن التكنولوجيا مستقرة، والعملية بسيطة بما يكفي لتدريب العاملين سرعة.

وعلى النقيض من ذلك، قد تكون النشرات الدورية ملائمةً بدرجة أكبر للتغليف التجاري نظراً للحاجة إلى ماكينات متطورة لتثبيت الأوراق المفكوكة مع بعضها البعض. وفي العديد من الدول الصناعية، تتم أتمتة العديد من معدات التجليد، ولا تتمكن المكتبات دائماً من شرائها وصيانتها نظراً لمشاكل الحجم الاقتصادي والمعدل السريع لتقادمها. وعلاوة على ذلك، تفضل شركات البيع التعامل مع المواد المنتظمة كبيرة الحجم، نظراً لإمكانية التنبؤ بشكل أكبر بالمعالجة وانخفاض تدريب العاملين والأجور إلى الحد الأدنى. وكنتيجة لذلك، يكون عدد خيارات المعالجة المقدمة من شركات البيع محدوداً.

ونادراً ما تكون شركات البيع قادرةً على تقديم علاج كبير للحفظ. وبالنسبة لمثل هذا العلاج، يجب أن يكون لدى العاملين الخبرة الكافية وأن يتم تدريبهم إلى حد الاحتراف. كما أن العمل نفسه يغطي مجموعةً كبيرةً للغاية من خيارات العلاج، التي لا يمكن تطويرها للإنتاج على نطاق واسع. وعلاوة على ذلك، تتردد المكتبات ومخازن الأرشيف بشدة في نقل مواد البحث النادرة والفريدة إلى خارج مبانيها، حيث لا تكون تحت سيطرتها.

كما أن هنالك سبب أكثر أهميةً وراء عدم قيام شركات البيع التجارية عموماً بمعالجة كبيرة للمواد النادرة والفريدة. ويجب معالجة النشرات الدورية، والكتيبات الجديدة والمقالات، وإعادة التجليد بصورة منتظمة لصيانة المكتبة وخدماتها بشكل سليم. وبناء على ذلك، يتم تخصيص التمويل تلقائياً على أساس سنوي للتعامل مع هذه الفئات من مواد البحث. ومع ذلك، فمن غير المحتمل بدرجة كبيرة وجود بنود فى الميزانية لعمل شركة البيع فى معالجة المواد النادرة والفريدة رغم الأهمية الثقافية لهذه المواد ونظراً لإمكانية تأجيلها بصورة أسهل بسبب الاستخدام المنخفض نسبياً. ولهذا السبب وأسباب أخرى عديدة، يُفضل إجراء عملية المعالجة داخلياً.