الاستعداد

معظم حالات الطوارئ التي تؤثر على المجموعات هي من الحالات الصغرى نسبيا— وعلى سبيل المثال، التلف غير المقصود الذي يصيب بضعة مئات الكتب بسبب الماء. ولذلك، فإن أكثر الخطوات فاعلية التي يمكن أن تتخذها المكتبة أثناء مرحلة التخطيط يجب أن ترتبط باستعادة الكتب ومواد المكتبة الأخرى التي أتلفها الماء أو الحريق. وتعتبر مهام التحديد التالية جزءاً هاماً من مرحلة التخطيط ويجب تكليف أعضاء من القوى العاملة بالمكتبة بها. ومن المستحسن فحص خطط الطوارئ الخاصة بمكتبات أخرى بالمنطقة من خلال جمع عدة أمثلة من الزملاء.

الأجزاء الأساسية من خطة الاستجابة للكوارث

مراجعة المرافق والمخاطر

الأخطار الواضحة
هنالك أخطار واضحة على المجموعات، مثل الحرائق والفيضانات، غير أن مصادر هذه المشاكل غالباً ما لا يتم التعرف عليها بوضوح كاف. وعلى سبيل المثال، ففي الولايات المتحدة، نجد أن 72% من جميع حرائق المكتبات والأرشيف تنتج عن الإحراق المتعمد، و25% تنتج عن الإنشاءات. وفى بعض الأحيان، تكون الحرائق والفيضانات مرتبطةً ببعضها البعض، فعلى سبيل المثال عندما ترتطم خراطيم الإطفاء بالكتب وتسقطها من على الأرفف، أو عندما يتسبب التسرب فى الأسقف فى إشعال حرائق ناتجة عن دوائر القصر الكهربائي (التلامس). ويجب دائماً إخطار مدير المكتبة ومنسق الطوارئ قبل القيام بأية أعمال سباكة أو إنشاءات بـ 48 ساعة على الأقل حتى يمكن نقل المجموعات أو تغطيتها بأغطية بلاستيكية كإجراء احتياطي.

الاحتياطات الواعية
الطوابق الأرضية
يمكن بسهولة وضع المواد المخزونة في الطابق الأرضي في علب كرتونية بطريقة أكثر ملاءمة، كما يمكن تنظيمها على الأرفف ووضعها لأعلى بما يكفي لتأمينها ضد الفيضانات غير المتوقعة. وبالمثل، يجب ألا تكون السجلات المخزونة على الأرفف التقليدية في الطابق الأرضي اقرب إلى الأرض من 15 سنتيمتراً (ست بوصات). ويجب نقل المواد المخزونة تحت مواسير المياه أو الصرف بعيداً، ويجب تغيير موقع المواد الموجودة في منطقة سبق حدوث فيضان بها. ويمكن أن تكون مناطق الطابق الأرضي معرضة بصفة خاصة بسبب مواسير الصرف والماء الذي يتسرب من انفجار المواسير فى أجزاء أخرى من هيكل المبنى، علاوة على الماء الذي يأتي من مصادر خارجية، مثل خط إمداد المياه الرئيسي فى الشارع. وبالإضافة إلى ذلك، فما لم يكن هناك تيار مناسب من الهواء المستمر، فمن الممكن أن يتكون العفن ويسبب تلفاً سريعاً، علاوة على أن القوارض والحشرات تكون نشطةً غالبا نظراً لأنه من النادر الدخول إلى هذه المنطقة. ويجب الاهتمام بتركيب أجهزة إنذار ضد الماء على الأرضيات، وهي ذات تكلفة معقولة. كما أن الأرضيات المبتلة أو الرطبة وأشكال الرطوبة الأخرى تجذب الحشرات التي يجب أن تجد الرطوبة لكي تعيش.

الطوابق الأخرى
السبب الرئيسي في تلف مواد المكتبة هو المياه القادمة من أعلى من خلال تسرب المواسير، أو الطفح الذي يصيب الحمامات أو المراحيض، أو من تصدعات السقف، أو المناور التالفة. وإذا كان يتم تخزين المواد في أماكن معرضة للخطر، فعادةً ما يتم نقلها ببساطة إلى مكان أقل تعرضا بعيدا عن مصادر الرشح المحتملة. ويعتبر التاريخ عموماً مؤشراً جيدا على التلف المستقبلي المحتمل، ويمكن عادةً تحديد تاريخ الارتشاح الحديث فى السقف من خلال فحص الجدران والسقف. وغالباً ما يدل الاتساخ أو التلطخ على أن الماء قد رشح من السقف فى وقت ما، وأن احتمال تكرار ذلك مرتفع وفي بعض الأحيان قد تسبب ترميمات أو إصلاحات المبنى حدوث رشح، وعلى سبيل المثال عند إزالة الأغطية البلاستيكية الواقية المؤقتة، التي وضعها عمال البناء خلال عاصفة غير متوقعة. والصيانة المنتظمة للسقف وقنوات الصرف تعتبر أمراً هاماً، نظراً لأن أمثلةً قد حدثت بانتظام حيث تسرب الماء عبر الجدران بسبب قنوات الصرف أو المواسير السفلية المسدودة.

أجهزة الإنذار ضد الحريق والحفظ
من الواضح أن اشتعال النار في مكتبة أو أرشيف قد يكون أمراً مأساوياً، ولهذا يجب وجود نظام إنذار يخطر الأفراد العاملين عند بدء اشتعال النار. ولسوء الحظ أن العديد من المكتبات غير مؤمنةً جيداً ضد الحريق، على الرغم من أن الحماية المعقولة يمكن أن تكون رخيصةً نسبياً. وفى الوضع المثالي، يجب أن يتم توصيل جهاز الإنذار عادة بمركز أمان، كقسم مواجهة الحرائق، من خلال دوائر هاتفية أساسية. وإذا كان الأمر ممكناً، فيجب أن يحمي نظام الرش الأتوماتيكي المجموعة والبنية المحيطة، ولكن يجب توفير طفايات حريق على أية حال. وتتضمن المراجعة البديهية للمرفق فحص حالة التوصيلات الكهربية، والتقليل من تكدس المهملات القابلة للاشتعال، والتأكد من أن المواد الأخرى القابلة للاحتراق، كالبرافين والبنزين، بعيدةً عن الكتب. ويمكن أن يسبب اشتعال النار في هيكل المبنى الذي يضم مواد المكتبة تلفاً كبيراً غير مباشر، حتى لو لم تحترق المواد مباشرةً بالدخان أو لم يصبها البلل بالماء. ومن الممكن الحصول على معلومات قيمة من خلال طلب المساعدة من ممثل قسم مواجهة الحرائق المحلي فى فحص المرفق وإعطاء النصائح والاقتراحات للتقليل من مخاطر الحريق. وهذا يعتبر فرصةً أيضاً لتعريف قسم مواجهة الحرائق بالطبيعة الخاصة للمكتبة ومحتوياتها. ومع ذلك فحتى المرافق التي يتم حمايتها على أفضل وجه يمكن أن تدمرها النيران، ومن الضروري إنشاء ملفات احتياطية من البيانات, مثل السجلات البيبلوغرافية للمكتبة, وتخزينها في موقع آخر.

• قوائم فحص الأخطار وخصائص الأمان

تخطيطات الطوابق

أولويات الإنقاذ

• استبيان أولويات الإنقاذ

• قائمة فحص أولوية الإنقاذ

• قائمة فحص الإشعارات‏

أماكن التجفيف والحزم

حدد مساحات في المكتبة يمكن أن تؤخذ إليها المواد المبتلة لتجفيفها أو حزمها. ويجب أن تكون هذه المساحة نظيفةً وجافةً وآمنةً— وبها سريان جيد للهواء وبعض التحكم في درجة الحرارة ونسبة الرطوبة إن أمكن. ومن الممكن أن يستغرق التجفيف بالهواء من يوم إلى أسبوع، ولذلك يجب أن تتاح المنطقة خلال هذه المدة, وعند اختيار أماكن التجفيف بالهواء، ضع في الحسبان العوامل التالية:

• إمكانية الوصول (مثلاً يجب أن تتمكن ناقلات الكتب ذات العجلات من الوصول إلى المكان ).
• ممر خالٍ إلى منطقة التحميل، في حالة ضرورة نقل المجموعة التي أصابها التلف إلى خارج الموقع.
• القرب من الأجزاء المتضررة من المجموعة.
• سريان جيد للهواء، مع إمكانية التحكم في البيئة (نوافذ قابلة للفتح، ووحدات تكييف هوائية منفصلة، ومنافذ ومراوح كهربائية).
• توفر أسطح مسطحة مفتوحة (قد تكون غرف القراءة جيدةً، لكن فكر فيما يمكن أن يتعرض له القراء إذا كان من الضروري منع دخولهم لعدة أيام).
• الأمان (يجب ألا تكون مواد المكتبة معرضةً للسرقة أو التشويه).
• يجب تحديد أكثر من منطقة تجفيف فى المكتبات أو وحدات الأرشيف الكبيرة. ويجب أن تتم الإشارة إلى موقع مكان (أو أماكن) التجفيف في خطة الاستجابة للكوارث.

إمدادات الطوارئ

خصص لكل وحدة أو طابق من المكتبة صندوق من صناديق إمدادات وحدة الطوارئ باستخدام حاوية محمولة حجمها نحو 0.35 مترا مكعباً. ويجب تخزين الإمدادات المعبأة في صناديق في مكان آمن يمكن الوصول إليه.

• قائمة فحص الإمدادات

إمدادات أخرى في الموقع

1. مراوح كهربائية محمولة. لتدوير الهواء والإسراع بعملية التجفيف ومنع تكون العفن.

2. شفاطات هوائية لتجفيف البلل. لشفط المقادير الصغيرة من المياه الراكدة بسرعة.

3. ممسحات وأواني مياه. لإبقاء أماكن العمل نظيفةً وجافة.

4. ممسحة مطاطية للأرضية. للسيطرة على تدفق المياه على الأرضية.

5. حاويات مهملات. لوضع والتخلص من المنشفات الورقية المبللة والمواد المهملة الأخرى.

الإمدادات والتجهيزات خارج الموقع

ومن المفيد (ولكن ليس من الأساسي قطعاً) أن تكون الإمدادات والمعدات التالية في متناول أيدينا أو على الأقل أن نكون على علم بأنها متاحة لنا. يجب التفكير في طريقة تعاونية لشراء هذه الإمدادات وتخزينها والتشارك فى استخدامها من قبل العديد من المكتبات.

• قائمة فحص الإمدادات خارج الموقع

• جدول الموردين

تنفيذ ورشة عمل للاستجابة والاستعادة

• جدول المواعيد

• احتياجات المساحة والمعدات والإمدادات

ثلاثة حالات للمناقشة