البدء

يجب أن تتناول خطة الاستجابة للكوارث ثلاثة مجالات عامة هي: تحديد المخاطر من خلال فحص المرافق والمخاطر، والإجراءات الوقائية والاستعداد لتقليل تأثير الكوارث، والاستجابة للكوارث وعمليات الإنقاذ السريعة لإنقاذ واستعادة مواد المكتبة والأرشيف التالفة. ويجب تناول جميع هذه المجالات الثلاثة بصورة منهجية وتعاونية، مع الدعم والمساندة الكاملين من قبل إدارة المكتبة أو الأرشيف. وبالنسبة للمكتبات ومخازن الأرشيف الموجودة في الكيانات الكبيرة، مثل المؤسسات الحكومية والأكاديمية، فيجب وضع خطة الاستجابة للطوارئ فى السياق الأوسع الذي يشمل المؤسسات الأم، مع دمج آليات التخطيط الأكثر شمولا والتي من المفترض أن تكون فى أماكنها بالفعل لتستجيب لحالات الطوارئ الكبرى. وقد أظهرت التجربة مع ذلك أنه غالباً ما تكون المكتبات ومخازن الأرشيف هي التي تبدأ التخطيط للاستجابة للكوارث، ولذلك يجب عدم تقييد مشاركة أمناء المكتبات وأمناء الأرشيف فى غياب مزيد من الخطط العامة.

اختيار أعضاء قوة العمل

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن دعوة خبراء لتقديم خبراتهم وتجربتهم. وعلى سبيل المثال، من الممكن أن يقوم أخصائي فى تقييم التأمين أو المخاطر ورئيس أحد أقسام مواجهة الحرائق المحليين, بتقديم النصيحة لقوة العمل بخصوص جوانب الخطة ذات الصلة.

ويجب على رئيس قوة العمل التعاون مع أخصائي الحفظ أو الصيانة فى جمع نماذج من خطط الاستجابة للكوارث من المكتبات الأخرى وكذلك جمع بعض القراءات المتعلقة بالموضوع، وذلك لإطلاع أعضاء قوة العمل على بعض المبادئ العامة قبل الاجتماع الأول. وعلى الرغم من أن المكتبة ليس بها أخصائي حفظ أو صيانة، فمن الأهمية بمكان تضمين أحد الأعضاء العاملين ممن يتحملون بعض مسؤوليات الحفظ والصيانة في قوة العمل، لأن جزءاً كبيراً من عمليات الإنقاذ والاستعادة قد يعتمد جزئياً على بعض مهارات الصيانة الأساسية.

إعداد جداول الأعمال

تعيين فريق لمواجهة الكوارث

وتلخص القائمة التالية المهام الإدارية التي قد تكون ضروريةً فى تنسيق وتنفيذ عملية استعادة لمواد المكتبة. وفى الأحداث الأقل شأناً، يمكن أن يقوم شخص واحد بدورين أو أكثر فى وقت واحد. أما فى حالات الكوارث الأكبر، فالأهم هو ألا يقوم الشخص الواحد بأكثر من دور واحد.

عرض قائمة توصيف أعمال أعضاء الفريق

أنا معتاد بالفعل على الأدوار التي يقوم بها أعضاء الفريق :
قم بإنشاء قائمة أعضاء فريق مواجهة الكوارث الخاصة بك

إنشاء قائمة هواتف الكوارث

مدير المكتبة
مدير المكتبة هو المسئول عن اتخاذ القرارات الخاصة بالنفقات والخدمات التي يتم الاشتراك فيها وعن أولويات الإنقاذ، وذلك بناءً على خطة الاستجابة للكوارث والنصائح التي يقدمها مدير المرافق ومنسق الطوارئ.

مدير المرافق
يجب على مدير المرافق سرعة مسح المبنى واتخاذ الخطوات اللازمة للحد من التلف الذي يصيب المجموعات، علاوة على طلب أية مساعدة فنية لازمة، مثل طلب مساعدة السباكين والفنيين الكهربائيين. وفى الغالب لا يكون مدير المرافق من الأعضاء العاملين بالمكتبة، ولذلك فلابد أن يكون هذا المدير على علم بالخطة وعلى استعداد للالتزام بقرارات مدير المكتبة.

منسق الطوارئ
منسق الطوارئ هو الشخص الذي يتمتع بمهارة فنية وخبرة تؤهله لتحمل مسؤولية إنقاذ واستعادة المجموعات. وعادةً ما يكون منسق الطوارئ هو رئيس قسم الحفظ وأحد أعضاء قوة العمل الأصليين. وعلى هذا الشخص اتخاذ قرارات حول تنظيم العاملين فى الاستعادة والمتطوعين والتأكد من أن جهود الاستعادة تتم بسلاسة وطبقاً للخطة الموضوعة. ويجب على منسق الطوارئ, أكثر من أي مسؤول آخر, أن يقوم بتطوير مهاراته وخبرته فى الاستعادة، بحيث يستخدمها فى توجيه جهود الاستعادة.

أنا مستعد لإنشاء قائمة هواتف الكوارث الخاصة بي!