ترتيب الأرفف

يتيح ترتيب الأرفف فى أماكن التخزين تنظيم مواد المكتبة ودعمها مادياً. وحتى لو كانت المجموعات مصنفةً حسب الموضوع، فليس من الضروري أن يحدد هذا التصنيف موقع عناصر المجموعات فى مكان التخزين، الذي لا يستطيع القراء الوصول إليه مباشرة. ويجب أن يكون لضمان استقرار العناصر—عن طريق فرزها حسب الحجم والنوع— الأسبقية على تسهيل تصفح المستخدمين للكتب.

الكتب

ويجب أن تكون الممرات الموجودة بين الأرفف واسعة بما يكفى لمرور عربات الكتب. ويجب أن يكون من السهل المناورة بعربات الكتب، مع تزويدها بأرفف واسعة ومصدات فى أركانها بحيث يمكنها السير بين الأرفف دون الاحتكاك بالأشياء الموجودة عليها.

ويجب تنظيم المجلدات على الأرفف حسب حجمها، خصوصاً فى المجموعات المعزولة، كما يجب ضغطها جيدا ولكن دون إفراط. ويمكن تحقيق ذلك من خلال استخدام مساند كتب متينة، مُصمُّمة للتعامل مع الأسطح الملساء والحواف العريضة وذلك لتوفير مسند غير ضار للكتب.

ويجب ألا تكون الأرفف ممتلئة بأكملها بالكتب وذلك للسماح بالتمدد؛ فالأرفف التي يتم تكديسها الكتب بها تسبب الكشط، كما أن الضغط الزائد عن الحد قد يعوق إخراج الكتب بشكل آمن. ويجب ألا تميل الكتب أو يتم تخزينها عمودياً على حوافها الأمامية، لأن هذه الأوضاع تسبب ضغطاً مدمراً على الأغلفة وكتل النصوص. ويجب ضبط ارتفاع الأرفف بحيث يلائم الكتب الطويلة؛ وتخزين الكتب شديدة الضخامة فى وضع مسطح على الأرفف، بحيث لا يكون هنالك أكثر من ثلاثة مجلدات فى الرصة الواحدة.

وغالباً ما يتسبب القراء الذين يسحبون الكتب من أغلفتها فى حدوث تلف بالكتب أثناء إخراجها. وهنالك طريقة أفضل لعمل ذلك هي دفع الكتابين الموجودة على يسار ويمين الكتاب المراد إخراجه إلى الداخل، ثم سحب الكتاب من جانبيه وإعادة ضبط مساند الكتب بعد ذلك.

الورق

وتوفر الحافظات المسطحة التي يتم تخزينها فوق بعضها البعض بارتفاع وحدتين (بحيث تتكون كل وحدة من خمسة أدراج) أسطح عمل ممتازة للعاملين، بالإضافة إلى إتاحة مساحات عرض للرواد. ويؤدي تكديس الحافظات المسطحة أعلى من هذا الارتفاع إلى تعقيد إمكانية الاسترداد‏ الآمن، خصوصاً مع المواد شديدة الضخامة. ويجب ترتيب أثاث المخزن وأثاث المكتب بحيث يتم توفير ممرات خالية بين الأرفف للمساعدة على النقل، وكذلك توفير أسطح عمل فارغة تكون فى الأساس بمثابة "أماكن تحميل" مؤقتة للمواد المسطحة التي يتم إخراجها أو إعادة وضعها فى حافظات.