حالات الطوارئ

عندما تكون مجموعات كاملة مهددةً بالتلف أو التدمير بسبب الحروب والاضطرابات الأهلية، يجب التفكير فى إجلاء المجموعة بأكملها. ويجب اتباع القسمين التاليين لأن المعلومات كثيرة ومتراكمة.

التخطيط لإجلاء النسخ المكررة طبق الأصل وتخزينها كإجراء وقائي

ومن المهم أيضاً التفكير فى التخزين البديل فى موقع آمن وبعيد, وفيما يلي المواد التي تم الاحتفاظ بها بالفعل كنسخ مكررة طبق الأصل:

• نسخ الميكروفيلم. عندما يتم عمل الميكروفيلم ومعالجته طبقاً للمعايير الدولية، يجب إنتاج ثلاثة أجيال من الفيلم: الصورة السلبية للكاميرا أو الأرشيف، والصورة الأولية للطباعة، والنسخة الإيجابية المخصصة للاستخدام. ويجب تخزين الصورة السلبية للكاميرا دائماً فى ظروف بيئية جيدة بمكان آمن بعيداً عن أجيال الفيلم الأخرى.

• النسخ المكررة طبق الأصل للمواد الأخرى. يجب تخزين نسخ أخرى طبق الأصل فى مكان بعيد كإجراء روتيني. وعندما تتسلم المكتبات القومية نسخاً متعددةً من الكتب من خلال ترتيبات حقوق الطبع على سبيل المثال، فمن المهم ألا يتم الاحتفاظ بها جميعاً فى مكان واحد.

• الأطروحات ورسائل الدكتوراه‏. بالنسبة للمؤسسات الأكاديمية التي تمنح درجات علمية والتي تتطلب نسخاً متعددةً من الأطروحات ورسائل الدكتوراه، فمن الأهمية بمكان أيضاً الاحتفاظ بالنسخ فى أماكن مختلفة.

• السجلات الإلكترونية. نظراً لأن مخازن الأرشيف والمكتبات تقوم بعمل سجلات للمجموعات فى أنساق إلكترونية بصورة متزايدة، فيجب عمل نسخ مكررة طبق الأصل من البيانات وتخزينها فى أماكن أخرى لضمان بقاء السجلات.

• المجموعات المشتركة. قد توافق مجموعة من مخازن الأرشيف أو المكتبات على تخزين أجزاء من المجموعات التي يشتركون فى امتلاكها فى مكان بعيد.

استخدام أجهزة الإنذار

وتعتبر أجهزة الإنذار ضد الماء هامة فى المناطق التي قد تكون معرضةً للغمر بالماء (من الأمطار، أو خزان مياه موجود على السطح، أو الماء الذي يتم رفعه من مصدر خارجي). وأجهزة الإنذار ضد الماء هي عبارة عن أقراص أو كبلات يتم وضعها على الأرضية، وتعمل هذه الأقراص أو الكبلات عند اكتمال الدائرة الكهربائية بسبب الرطوبة. وكما هو الحال مع أنظمة الإنذار الأخرى، فيجب أن يصدر عن أجهزة الإنذار ضد الماء تحذيراً مسموعاً وتحذيرا عن بعد للمحطة المزودة بالأفراد.

إخماد النيران

وليس من المستحسن استخدام أنظمة الغاز عندئذ، وهذا يرجع إلى العديد من الأسباب:

وهنالك بديل للغاز أو الماء يتمثل هو الرغوة واسعة الانتشار، والتي يقال أنها تحتوي على نسبة صغيرة جداً من الرطوبة؛ ومع ذلك ليس من المعروف أن مثل هذه الأنظمة قيد التشغيل.

ويجب على العاملين بالمكتبة أن يعتادوا على كافة الأنظمة التي يتم تركيبها بحيث يمكنهم اتخاذ الإجراءات اللازمة فى حالة قصور أحد الأنظمة. ويجب فحص كافة أنظمة الإطفاء واختبارها بصورة منتظمة، بما فى ذلك طفايات الحريق اليدوية. ويجب أن تتضمن المكتبة قسماً محلياً للإطفاء لتقديم النصح والتدريب اللازم للعاملين حول استخدام طفايات الحريق. كما يمكن أن تستغل المكتبة أيضاً هذا القسم كفرصةٍ للاستفادة من خدمات قسم الإطفاء فى تقييم خطط الطوارئ الخاصة بها.