تدبير شئون المكتبة

يعني التدبير الجيد لشئون المكتبة ومجموعات المكتبة والأرشيف الحفاظ على نظافة المواد والأماكن المحيطة بها، وتعليم العاملين والمستخدمين كيفية التعامل مع مواد الأبحاث، ومراقبة أساليب التعامل والطريقة التي يتصرف بها المستخدمون فى مباني المكتبة (ومراقبتهم)، وتسكين المواد وتنظيمها على الأرفف بشكل ملائم.

وليس هنالك مكان للتدخين وتناول الطعام والشراب فى أية منطقة يتم فيها تخزين المجموعات أو استخدامها. فالتدخين لا يُفسد الهواء فقط، بل إنه يخلف رواسب القار والنيكوتين التي تسبب تلف الأعمال الورقية. وتجذب الأطعمة والمشروبات الحشرات والقوارض، كما أنها تخلف فضلات تسبب تلوث الأسطح، علاوة على أنها تشكل تهديداً مباشراً لمواد ومعدات الأبحاث نتيجة لما ينسكب على الأسطح من بقايا المشروبات.

ونظافة أماكن التخزين لها أهمية خاصة، لأن الأتربة والسخام تتلف المواد وتوفر موادا غذائية تشجع على نمو العفن وتجذب الحشرات والقوارض. وإذا كان من الضروري إبقاء النوافذ مفتوحةً لسريان الهواء، فيجب تغطية فتحات النوافذ بستائر رقيقة لمنع للحشرات. والستائر لا تمنع الخفافيش والطيور والحشرات من الدخول فقط؛ بل إنها أيضاً تحد قليلاً من كمية الغبار (الجسيمات الدقيقة) التي تهب من النوافذ. ويجب أن تكون الستائر قابلة للفك حتى يمكن شفط العوالق الملتصقة بها تماماً وغسلها بانتظام.

والمكتبة التي يوجد بها نظام تكييف هواء مجهز بفلاتر للجسيمات يتم صيانتها بشكل دوري تقوم بالتنظيف بمعدل أقل بكثير مما لو لم يكن بها مثل هذا النظام. وإذا كان نظام تكييف الهواء يعمل باستمرار، فسوف يشكل أفضل شكل من أشكال السيطرة على الغبار والجسيمات الدقيقة الأخرى، غير أن هنالك الكثير مما يمكن القيام به حتى بدون مثل هذا النظام.

ويجب أن يتم تنظيف كافة مناطق المكتبة بانتظام. وقد يساعد على ذلك وضع جدول زمني لتنظيف المساحات العامة ومناطق التخزين. ويمكن أن يوضح كتيب تدبير شئون المكتبة الخاص بالعاملين الإجراءات التفصيلية والتعليمات الخاصة بالعناية بالمجموعات. ويجب تنظيف مناطق التخزين والطاولات وأسطح المناضد كثيرا لمنع تراكم الأوساخ. أما الأرضيات، فيجب كنسها بالمكنسة الكهربائية ومسحها بالماء الخفيف كل 48 ساعةً على الأقل، وكنس السجاد بالمكنسة الكهربائية مرة كل يوم على الأقل. ويقلل المسح بالماء الخفيف من مخاطر رفع نسبة الرطوبة فى المناطق المحصورة. كما أنه يساعد أيضاً على منع تعرض الكتب الموجودة على الأرفف السفلية لرذاذ الماء ومواد التنظيف الأخرى.

ويجب تنظيم الكتب على الأرفف وضغطها بشكل سليم. ويساعد الضغط على منع الغبار والحطام من السقوط فى ثنايا كتل النصوص. وعلاوة على ذلك، فهو يساعد على التنظيف المنتظم للكتب الموجودة على الأرفف: يمكن مسح أو كنس الأتربة من على الأجزاء العليا للكتب التي يتم ضغطها بشكل سليم بسهولة. وأحد الخيارات الجيدة لإزالة طبقات الغبار الخفيف من على الكتب والأرفف هو استخدام أقمشة التنظيف المغناطيسية، التي تستخدم شحنةً إلكتروستاتيكية لجذب الغبار والإمساك به ولهذا فهي لا تخلف أية مواد كيمائية مسببة للتلف. ومن الممكن تغيير هذه الأقمشة بشكل متكرر.

ومن المفترض استخدام مكانس كهربائية مناسبة لإزالة الغبار من على السجاد والأرضيات والكتب والأرفف، لأن المسح العادي قد ينقل الغبار من منطقة إلى أخرى ببساطة. ويتكون الكثير من الغبار فى المكتبات ومخازن الأرشيف من جسيمات دقيقة بنية اللون تتسبب فيها المجموعة— قشور صغيرة أو ألياف ورقية، وأجزاء من الجلد، وخيوط نسيج. ومع ذلك فأكثر أنواع الغبار تسبباً فى المشاكل هو الغبار الناتج عن التلوث الصناعي—السخام الناعم الأسود الذي عادةً ما نراه حول فتحات النوافذ وأنابيب التدفئة والتهوية وتكييف الهواء. ولا تستطيع معظم المكانس الكهربائية المنزلية والصناعية التقاط هذا الغبار الدقيق (أو جراثيم العفن) الشديد النعومة, لأن فلاتر المكانس الكهربائية العادية ليست مصممة لالتقاط مثل هذه الجسيمات الدقيقة ووضعها فى الكيس الخاص بها. ولا يستطيع التقاط هذا الغبار الناعم سوى فلاتر (HEPA) الخاصة عالية الكفاءة. ومكانس HEPA الكهربائية المتاحة الآن للاستخدام المنزلي، هي القادرة على التقاط الجسيمات الدقيقة التي يصل حجمها إلى 0.5 ميكرون. ويستخدم العديد من المكتبات والمتاحف مكانس HEPA ماركة Nilfisk, وخصوصاً الطراز GM-80.

إجراءات تنظيف الكتب