الشهرة

طالما أن وحدة الحفظ سيتم الاعتراف بها و/أو تمويلها من قبل الجمهور, فيجب أن تكون المعلومات الخاصة بعملياتها متاحة. وهذه المعلومات يمكن نشرها بطرق مباشرة أو أكثر إبداعًا. والكلمة المنطوقة هي أرخص طريقة لنقل المعلومات, ولكن من الممكن أن تكون ضارة عند إساءة تقديم أو فهم المعلومات. وأفضل طريقة لمنع نقل معلومات خاطئة هي إيقافها قبل أن تبدأ؛ وعلى أية حال يجب الإسراع بجعل سجل المعلومات صريحاً. والمعلومات القادمة من المصدر, مثل الإعلانات عن مشاريع جديدة وإتمام مشاريع قديمة, تكون بشكل عام موثوقة أكثر من غيرها. وجميع المعلومات تستحق الاهتمام وقد تكون محل اهتمام الجمهور.

وغالبًا ما تكون الأنشطة التي تمارسها وحدة حفظ "من وراء الكواليس" محل اهتمام الجمهور. وقد تكون الجولات فى أرجاء الوحدة ذات طبيعة تعليمية وتوضح الحاجة إلى معدات وتجهيزات متقدمة. والنشرات التي توزع بالمجان مثل الإشارات المرجعية والكتيبات والملصقات والخطابات البريدية والنشرات الإخبارية ممتازة فى تسليط الضوء بسرعة على المجموعات أو المشاريع الحالية. وقد يكون للرسومات المحرضة دورًا في هذا المجال. كما أن العروض المشتركة مع متاحف أو مؤسسات أخرى أو نشر مقالات في صحف متميزة, قد تثير الاهتمام.

وقد أصبح الإنترنت, بقدرته على الوصول لقطاع عريض من الجمهور, فى طريقه لأن يكون المصدر الرئيسي لبرامج العلاقات العامة المؤسسية. وإذا كنت تريد الاستفادة الكاملة من الإنترنت, فهنالك بعض النقاط يجب وضعها في الاعتبار:

• يجب أن تكون جميع المعلومات صادقة ودقيقة ومواكبة للأحداث الجارية ومنظمة جيدًا. وقد تحول المعلومات المضللة أو المشوّشة أو القديمة دون زيارة الأفراد للموقع وتقلل من الثقة في المؤسسة.

• ويجب أن يحتوي موقع الويب على معلومات أساسية مثل اسم المؤسسة ورقم الهاتف ورقم الفاكس وعناوين البريد الإلكتروني المناسبة.

• كما يجب ألا يكون موقع الويب عبارة عن متاهة. وأن يكون التصميم جذابًا وواضحًا من الناحية المرئية, وبه معلومات من السهل الوصول إليها.

• وقد تحتوي مواقع الويب على نشرة أخبار فورية وتحديثات لمشاريع جديرة بالاهتمام وقائمة بفريق العمل والأسئلة المطروحة بشكل متكرر وروابط لجميع عناوين الإنترنت المناسبة.

علاقات وسائل الإعلام والتسويق الذاتي

وقد لا تكون جميع التقارير إيجابية, ولكن من المهم أن تكون المعلومات المقدمة للجمهور واضحة وفى وقتها. فعلى سبيل المثال, يجب أن يتولى أخصائي الحفظ تقديم تقرير عند حدوث فيضان أو حريق خطير في المكتبة وذلك لمنع الإشاعات. وفي مثل هذه الحالات فمن الأهمية بمكان أن تتحدث المؤسسة بصوت واحد, ويفضل أن يكون هو صوت متحدث رسمي له دور محدد بشكل واضح. ولا جدوى من جعل العاملين فى الحفظ يتفوهون بآراء مختلفة عن حدث أو موقف ما, حيث أن وسائل الإعلام الإخبارية تولي اهتمامًا للمعلومات المتعارضة ظاهريًا أكثر مما توليه للحقائق. ويتسم فريق العمل بحب المساعدة, حتى في المواقف الخالية من الأزمات, ويجب على العاملين توجيه الأسئلة للمتحدثين الرسميين المختارين. فالمؤسسة لا تتمثل فقط في الأخبار الجديرة بالاهتمام, وإنما أيضًا في فريق العمل الذي باستطاعته أن يعاون أو يعوق الجهد المبذول فى تكوين علاقات جيدة مع وسائل الإعلام. وسوف يعمل فريق العمل الذي يظهر اعتزازه بمؤسسته والثقة بها تلقائيا على جعل صورتها متألقة.

والبقاء في وضع متقدم بوسائل الإعلام عن طريق تقديم وثائق موجزة ومجموعات صحفية وصور فوتوغرافية ومجاملة وسائل الإعلام بإجراء الأحاديث الصحفية, سيساعد على ضمان اكتمال وصحة المعلومات المسموعة. ويجب أن يساعد بحث خلفية صحف ومجلات معينة المتخصص في الحفظ على الملائمة بين أخباره والوسيلة الإعلامية مما يوفر الوقت ويمنع خيبة الأمل على كلا الجانبين. ومن المهم التأكد من أن المصدر الإعلامي يذكر الاسم الصحيح لمسئول الاتصال بوحدة الحفظ حيث أن هذا يساعد في استعلامات المتابعة. وإذا كان هنالك موضوعا إخباريا سيتم نشره على المستوى الدولي, فيجب مراعاة العادات الأجنبية والبروتوكول واحترامهما. وكما هو الحال دائمًا, تستطيع العلاقات الودية مع وسائل الإعلام إيجاد حلفاء علاقات عامة أقوياء. وغالبًا ما يمكن لأخصائي الحفظ حث وسائل الإعلام الإخبارية عن طريق المبادرة بالاتصال أو تقديم أنباء سارة أو مقالات قصيرة ذات أهمية للرأي العام.

وإذا كان للمؤسسة مكتب علاقات عامة أو شئون خارجية, فيجب أن يتابع الموظفون الأخبار والاتجاهات الجديرة بالاهتمام. وعلى سبيل المثال, يمكن الاحتفال بالذكرى السنوية لحدث هام عن طريق عرض المقتنيات المستعادة مع إرسال إشعارات بذلك لوسائل الإعلام. كما ينبغي أيضًا لفريق عمل العلاقات العامة أن يكون لديه معلومات مسبقة عن المناسبات الهامة فى المؤسسة. وعلى سبيل المثال, يمكن تعزيز مؤتمر يُعقد لدارسين عن كاتب شهير إذا بادرت وحدة الحفظ بتقديم صور فوتوغرافية للكاتب ونماذج من أعماله أو أعمالها. إن العمل الذكي المتقدم هو النهج الواعي الذي يجب اتباعه.

قراءات متعلقة بالموضوع

Boss, Richard W. Grant Money and How to Get It: كتيب لأمناء المكتبات. نيويورك: R.R. Booker, 1980.

Kohl, Susan. تحقيق الاهتمام: دروس متقدمة في الشهرة والتسويق. بوستون: Butterworth Heinemann, c2000.

Ledingham, John A., and Stephen D. Bruning, eds. العلاقات العامة كإدارة علاقات: منهج علائقى لدراسة وممارسة العلاقات العامة. ماهوا, نيوجيرسي: L. Erlbaum, 2000.

New, Cheryl Carter, and James Aaron Quick. مجموعة أدوات الباحثين عن منح: المرشد الشامل للحصول على التمويل. نيويورك: John Wiley, 1998.

Teygeler, René. حفظ السجلات في الأجواء الاستوائية: An Annotated Bibliography. باريس: المجلس الدولي للسجلات, 2001.