بناء العلاقات

يعتمد دعم الحفظ على بناء علاقات مع أصحاب نفوذ فى المجتمع. فكلما كانت وحدة الحفظ موضع اهتمام أفراد من ذوى السلطة, كلما زاد احتمال توفر التمويل. ويبدأ الإقرار بالواقع من داخل المؤسسة؛ ومن الأهمية بمكان الحصول على مساعدة المديرين والقادة الداخليين حتى يمكن خلق شبكة دعم أكبر. إلا أن الاهتمام القومي أو الإقليمي يجذب أحيانا الدعم لبرنامج الحفظ أولاً, من خلال إقناع الإدارة الداخلية بأهميته.

داخل المؤسسة

يعتبر الاتصال الدوري برجال الإدارة عاملاً رئيسيًا فى جعل الرسالة حية. والمديرون بحاجة إلى مواكبة الأخبار المؤيدة للبرنامج باستمرار. ويجب إرسال نسخ من خطابات الشكر والتقدير المرسلة إلى أخصائيي الحفظ إلى المديرين أيضا بشكل روتيني.

خارج المؤسسة

وبشكل أكثر عمومية, يعتبر القيام بكتابة الخطابات والتقارير طريقة بسيطة لنشر أخبار المؤسسة ولتأييد تشريع وشيك سيؤثر على الحفظ أو الاحتجاج عليه. ورغم أن موظفي الحكومة لا يطلبون النصيحة بشكل مباشر, فقد يرغبون في معرفة وجهات النظر المؤيدة والمعارضة المتعلقة بقضايا الحفظ المحلية والعالمية. وغالبًا ما يأتي الاعتراف كنتيجة لاستعداد المؤسسة للتصدى والتحدث عن القضايا المرتبطة بالحفظ. وفضلا عن ذلك, فإذا لم تكن مثل هذه القضايا مطروحة للنقاش على الإطلاق, فمن صالح المؤسسة طرحها على الرأي العام.

وقد يكون التحدث إلى موظفي الحكومة عبر الهاتف أو بشكل شخصي مفيدًا, ولكن يجب أن يكون ذلك بكثير من التحفظ. ويجب الاهتمام بدعم إدارة المكتبة أو الأرشيف مع إبراز وجهة نظر الحفظ. ومفتاح التفاعل الشخصي هو الالتزام باللياقة والمهنية والصبر, خصوصا عند الرد على الأسئلة الفنية أو الانتقادات أو الشكاوى. ومن الأهمية بمكان ترك انطباع بوجود الخبرة الكافية.

هنالك فرص فى معظم المؤسسات للاحتكاك الشخصي بصانعي القرار والمانحين المحتملين وذلك عن طريق حضور الحفلات الرسمية الاجتماعية والثقافية كالمعارض والعروض المسرحية. وقد تكون الشبكات شيئاً لا يقدر بثمن, خصوصا عند إقامة اتصال بين الحدث ونشاط الحفظ.

وهنالك طريقة أخرى لنشر الأخبار هي إسداء النصيحة حول الحفظ أو العمل فى مشاريع مع وحدات حفظ أخرى. وتؤدى الإنجازات ذات المجال القومي أو الدولي إلى‏ شهرة واعدة قد يثبت أنها لا تقدر بثمن. وعلى سبيل المثال, فإن تطوع خدمات وحدة الحفظ لتركيب شاشة عرض في مبنى حكومي بارز يعتبر وسيلة "ترويج" لأنشطة وحدة الحفظ.

العودة