مخطط العروض يقوم العرض الجيد للمنحة مثل المخطط المبين أدناه بتحديد الهدف ووسائل تحقيقه بوضوح. وهنالك أربعة أنواع رئيسية من الأنشطة يمكن أن يتضمنها عرض الحفظ: الإنتاج الذي من خلاله سيتم حفظ مجموعة من المواد البحثية؛ والبحث, حيث يكتسب المنتج النهائي للمشروع قيمة بالنسبة لمجتمع الحفظ الأكبر؛ والتعليم والتدريب الذي يشمل التعليم أو التدريب المقدم من أو إلى مقدم الطلب؛ ودعم رأس المال الذي من خلاله تكون المكتبة قادرة على الارتقاء بجودة منشئات التخزين. وأثناء الإعداد للعرض, يجب القيام بفحص جيد لمجموعة المكتبة/ الأرشيف لمعرفة مدى الأهمية وفحصها من أجل تحديد نوع معين من الحفظ المتصور. وينبغي مراجعة نسخ العناوين والتحقق من أنماط الاستخدام وتطور استراتيجيات الحفظ وبيان التكاليف ومتطلبات الوقت. ويجب أن ينشئ العرض جدولا زمنيا للإنتاج وأن يصف أنظمة التقييم والمحاسبة. وعرض الحفظ هو جهد تعاوني يشتمل على بعض أو على جميع ما يأتي: أمين أو مدير مسئول عن المجموعة ومدير حفظ وأخصائي حفظ أو صيانة ومتخصص في موضوع البحث (خاصًة عند الحاجة لمهارات لغوية) وفريق عمل الخدمة العامة وفريق عمل للفهرسة. ويقوم فريق العمل بتحديد نوع المعلومات المطلوبة للعرض وتحديد المسئوليات وعمل جدول مواعيد واتخاذ قرار عن محرر نهائي واحد لوثيقة العرض والذي يكون عادًة هو المحقق الرئيسي. ويكون المحقق الرئيسي إما مدير الحفظ أو الأمين (أحيانًا يتم استخدام محققين مشتركين). ويجب أن يلتقي الفريق دوريا أثناء تطور العرض لمراقبة التقدم ومراجعة خط السير الأساسي للعرض.
توفر وكالات التمويل أحيانًا استمارة طلب ليقوم مقدم الطلب بملئها, إلا أن معظم المؤسسات الخاصة تعتمد على مقدم الطلب ليطرح حججا مقنعة للتمويل. ويضمن المخطط التالي أن معظم المعلومات المحتمل طلبها معروضة بطريقة متسقة. ملخص العرض
عادًة ما يكون هذا الملخص عبارة عن نظرة عامة سريعة مكونة من فقرة واحدة عن المشروع بأكمله. وصف المكتبة أو الأرشيف
يجب أن يصف هذا القسم المكتبة أو الأرشيف ويشير إلى القراء أو الباحثين الذين يستفيدون من خدماته ويعرض مخططًا لحجم فريق العمل والمجموعة به. وهذه فرصة للتأكيد على أهمية المكتبة أو الأرشيف للمجتمع والدور الذي تلعبه في دعم البحث و/أو التعليم العام. وقد ترغب في إرفاق أي كتيب مطبوع به وصفا تفصيليا كملحق. الالتزام بالحفظ
يصف هذا القسم أية أنشطة حفظ سابقة أو جارية وأية مشاركة في أنشطة حفظ تعاونية أو إقليمية. ويجب على مقدم الطلب سرد التحسينات الهيكلية الرئيسية التي من المحتمل أن تحفظ بقاء المجموعة ووصف أي تدريب خاص على الحفظ قد يكون فريق العمل قد تلقاه, والمؤتمرات وبرامج التدريب الدولية والإقليمية التي تم حضورها وأي مستشارين قدموا إرشادات (أرفق نسخة من تقرير المستشار كملحق آخر). وإذا كانت المكتبة أو الأرشيف عضوًا في اتحاد حفظ فيجب وصفها عندئذ. إمكانية الوصول للمجموعة
يصف هذا القسم سياسات الاستخدام التي تتبعها المكتبة (على سبيل المثال, من يمكن أن يستخدمها وساعات الاستخدام). قدم بعض التفاصيل عن الفهرسة أو عن تحكم ببليوغرافي آخر. وإذا كان الكتالوج إلكترونيا ومرتبطا بمكتبات أخرى فقد تكون هذه ميزة. وإذا كانت هنالك خطط محددة لتحويل الكتالوج إلى صيغة إلكترونية, فيجب ذكر ذلك هنا. وصف المواد التي سيتم حفظها
يصف هذا القسم نوع المواد التي سيتم حفظها وأهميتها. وتوصف المواد عادة على أنها كتب أو مخطوطات أو مطبوعات أو خرائط أو رسومات أو خليط من هذه الأشياء. ويمكن أن يشتمل هذا القسم على خطابات تصديق كتبت بواسطة باحثين بارزين وتوضع في ملحق منفصل.
خطة العمل
ينبغي تقديم جدول مواعيد المشروع (متى سيبدأ ومتى سينتهي) بشكل مفصل ما أمكن. وعادة فلا ينبغي لمشروع ضخم أن يستغرق أكثر من ثلاث سنوات. ويجب وصف أنشطة الحفظ بشكل مفصل بعض الشيء, مع ذكر الأساس المنطقي للنهج الخاص الذي تم اختياره. ويجب سرد أسماء فريق العمل و/أو الباعة المشتركين في المشروع مع خبرتهم (ارفق السيرة الذاتية للمشاركين الأكبر سنًا كملحق منفصل). ويجب شرح الأحوال البيئية التي سيتم تخزين واستخدام المواد المحفوظة فيها, بما فى ذلك أية خطط مستقبلية لتحسين هذه الأحوال. وصف خطط المؤسسة للاستجابة للكوارث وأعمال الوقاية الأمنية. Iلمساهمات المؤسسية تجاه المشروع
يجب ذكر المساهمات المخططة التي يقدمها الموظفون من وقتهم وأية مساهمات مالية من قبل المؤسسة (يشمل ذلك التمويل المكتسب من مصادر تمويل أخرى). ويجب التعبير عن إسهامات الموظفين بنسبة مئوية من الوقت المخصص للمشروع (على سبيل المثال, مدير الحفظ 20 في المائة وللفني المتخصص في الصيانة 100 في المائة). وإذا كانت المؤسسة ستتلقى إسهامًا جزئيًا تجاه المشروع من متبرع خاص أو من الحكومة, فيجب وصف هذا الإسهام هنا. وبشكل عام, يُنصَح مقدم الطلب بإظهار نسبة تتراوح بين 20 و40 في المائة من إجمالي تكلفة المشروع كمساهمة مؤسسية. ويجب أن ترى وكالة التمويل أنك جاد حيال أهمية المشروع من خلال الالتزام بوقت وجهد الموظفين. قصة الميزانية
يصف هذا القسم كيف سيتم إنفاق التمويل المطلوب خلال مدة عمل المشروع. ووضح كيف توصلت للأرقام الخاصة بطلب ميزانيتك. وإذا كنت قد قمت بعملية مسح للمجموعة وتوصلت لتكلفة الوحدة, أرفق نسخة من المسح كملحق آخر. وإذا كنت تعمل من خلال بائع أو كنت بحاجة إلى شراء معدات خاصة, فيجب أن سرد عروض الأسعار في ملحق منفصل. الميزانية
يجب أن تبين الميزانية بالتفصيل كيف سيتم إنفاق الأموال خلال مدة عمل المشروع, أي كيف سيتم توزيعها على كل سنة. وفئات الميزانية النمطية هي المرتبات ومزايا الموظفين (لموظفي المكتبة) وخدمات المشتري أو البائع والتوريدات والمواد (لأي عمل داخلي بالمشروع) والمعدات الكبيرة (عادة المعدات التي تتكلف أكثر من 1000 دولار) ونفقات أخرى (كدعم الرحلات أو الاجتماعات).
|
