دراسات الحالة

ملاحظة: رغم أن المشاكل والحلول المقدمة في دراسات الحالة هذه حقيقية للغاية, فالمكتبات والأفراد المقدمين من صنع الخيال.

1. مكتبة Albatross
2. مكتبة العاصمة
3. مكتبة معهد Hangon

مكتبة Albatross

وقد أهملت مجموعة "توماس هيرون" إلى حد ما, ولكنها تبدو بشكل عام في حالة جيدة باستثناء ما يلي: كتب الطيور ملوثة من جراء المعالجة بدون اشراف وبسبب إجراءات العرض الخرقاء؛ كما أن الأغلفة ذات جلد متشقق ومتفتت؛ وأصوات الطيور مسجلة على مجموعة متنوعة من الوسائط من مصادر متعددة؛ ولا تزال المجموعة محفوظة في صناديق و حافظات وثائق "هيرون" الأصلية؛ والكتيبات الحقلية منسوخة على ورق ضعيف, ولا يمكن قراءة أي من تسجيلات المجموعة آليًا. وكتب الطيور مصورة والتسجيلات مصنفة ووثائق "هيرون" لها قائمة.

ويقتصر برنامج الحفظ, الذي يعتبر جديدًا بعض الشيء, على مديرة الحفظ "بيني وايز". ولدى "بيني" خبرة إدارية ميدانية محدودة, حيث تم تعيينها مباشرةً من مكتبة مدرسة كانت تقدم دورات تدريبية شاملة في الحفظ ولكن مع شئ من الخبرة العملية. إلا أن لديها فهم نظري جيد لقضايا الحفظ العامة وتتوق إلى إقامة البرنامج. ويتكون فريق العمل التابع لبيني من خمسة فنيين متخصصين: ثلاثة لإعداد مواد التغليف التجاري وتجليد الكتب وتعليم رقم الاتصال واثنين لترميم الكتب التالفة. ويأتي الأخصائيون في أدنى معدل لمرتبات المكتبة ولديهم خبرة مكتبية قليلة خارج مهام عملهم المباشر.

المشكلة
قامت "وايز" بتعيين "جورج هيرون", حفيد "توماس", وقد أبدى اهتماما بتقديم الدعم لحفظ المجموعة. ولكنه كمتحمس للمساعدة الذاتية, يصر على أن تحصل المكتبة على تمويل من مصدر خارجي أولاً. وعندما تُمنح المكتبة التمويل الخارجي سيقوم "هيرون" بمطابقة التمويل الذي قدمته الوكالة دولارًا بدولار. وعلى "بيني وايز" ابتكار خطة لتطوير برنامج الحفظ وحفظ جزء من المجموعة والاستفادة من عرض "هيرون". فكيف ينبغي لوايز مباشرة عملها؟

الحل المحتمل
هنالك عدة طرق تستطيع "وايز" من خلالها الاستجابة لهذا التحدي. ومن الناحية المثالية, فعليها أن تطور خطة بعيدة المدى للحفظ, وتقوم بتحديد المكان الذي تتوقع وجود برنامج الحفظ فيه خلال خمس سنوات. وستغطي الخطة الخمسية جميع جوانب الحفظ, بدءًا من العناية الأساسية بالمجموعة ومرورًا بالمعاملة العلاجية والنسخ الفوتوغرافي وصولاً للتصوير الرقمي. ويجب أن تحدد الخطة المتطلبات الخاصة بالمساحة والمعدات وإعداد الموظفين.

وعليها أن تشارك فى الخطة الخمسية مع وكالة تمويل و"جورج هيرون" وأن تحاول التوصل لاتفاق حول ماهية أجزاء برنامج الحفظ التي سيتم التركيز عليها. وعلى سبيل المثال يمكن بناء منشأ للحفظ وتسميته على شرف السيد/ هيرون أو جده.

وبجب مطالبة وكالة التمويل الخارجية إما بالمشاركة فى تكلفة المنشأ مع "هيرون" أو تمويل نسبة مختلفة من برنامج الحفظ, كعملية إعادة تشكيل. وبجب تبرير الحاجة إلى عملية الصيانة بقيمة مقتنيات "هيرون" و/أو الحاجة إلى عملية إعادة تشكيل. ويمكن ظهور حالة إجبارية بحيث تؤدي الأعمال المنجزة فى الخطة الخمسية إلى صيانة مجموعة "هيرون".

مكتبة العاصمة

ويوجد بمكتبة العاصمة طاقم عمل يشترك فى أنشطة الحفظ بقسم الخدمات الفنية فيها. ويوجد بالمكتبة عملية إنتاج ميكروفيلم بسيطة مع كاميرا قديمة من نوع Recordak MRD2 ولكن يمكن الاعتماد عليها, كما يوجد عدة معدات للمعالجة قدمتها منظمة الأمم المتحدة للتعليم والعلوم والثقافة (اليونسكو) منذ سنوات. وتقوم الوحدة بعمل الميكروفيلم لصحف المدينة, ولكن معدل الإنتاج منخفض لأن المعدات تتعطل باستمرار وقطع الغيار يصعب العثور عليها. وقد عقدت المكتبة اتفاقيات لتزويد المكتبات الدولية بنسخ من ميكروفيلم الصحف على أساس استرداد التكلفة, ولكن الطلبات هبطت بسبب عدم انتظام الجودة وعدم القدرة على توفير الفيلم في الوقت المناسب.

المشكلة
تشعر "جرين" بأن المكتبة لا تقوم بمسئوليتها المتمثلة في حفظ الصحف والاشتراك مع المكتبات الدولية في نشاط سيفيد المكتبة بشكل مباشر. وهي تعرف أن وحدة إنتاج الميكروفيلم بحاجة إلى تحسين وأن المعدات بحاجة إلى تحديث, لكن الحكومة مترددة فى توفير التمويل اللازم. فماذا ينبغي أن تفعل "سوزان"?

الحل المحتمل
تتمتع "جرين" بوضع جيد يمكنها من إقامة مركز حفظ تعاوني إقليمي والذي سيكون أساسه عملية إنتاج ميكروفيلم حديثة. وهناك خطة جيدة تتمثل في القيام بأبحاث السوق بين المكتبات على المستوى القومي والدولي لإثبات الحاجة لمثل هذا المشروع. وسوف تتلقى المكتبات الإقليمية دعوة لتصوير صحفهم المحلية سينمائيًا بشكل مركزي في مكتبة العاصمة مع صحف المدينة.

وقد تقدم "جرين" عرضًا يوضح حجم عملية إنتاج الميكروفيلم الجديدة ونوع وتكلفة المعدات وحجم وتكوين طاقم العمل. وسيتم التفكير في شراء كاميرات ميكروفيلم /مسح ضوئي مختلطة حتى يمكن الاتصال بالصحف عن بعد. وسوف يتم دعم العرض بواسطة مصادقات من العلماء ومن المكتبات الإقليمية والقومية والخارجية. وهناك جزء هام من العرض هو تقديم ضمان بأن العملية سوف تكون ذاتية بمجرد تجهيزها بالمعدات الحديثة وذلك عن طريق مبيعات استرداد التكلفة للميكروفيلم.

مكتبة معهد Hangon

المشكلة
وقد بدأت الحكومة التخطيط النهائي لمبنى جديد لمعهد Hangon وأوضح مدير المعهد أن المكان يجب أن يوضع جانبًا من أجل منشأ الصيانة. وقد وافقت الحكومة على توفير المكان ولكنها رفضت دعم التكلفة العالية لمعدات وأثاث الصيانة. والمبنى مسجل للعمل خلال عامين. فما هي الخطة التي يمكن لمدير المكتبة استخدامها للحصول على التمويل اللازم للصيانة؟

الحل المحتمل
هناك فرصة أمام معهد Hangon لتنظيم حملة تمويل لمرفق الصيانة أثناء تخطيطه وبناؤه. ويمكن للمعهد أن يوضح جيدا أن المبنى الجديد يمثل جهدا ضخمًا من جانب الحكومة لحفظ مجموعات بحثية فريدة. وربما يمكن, بالدعم الفعال لجمعية دراسة فقه اللغة فى الخارج, شن حملة تسعى للحصول على تبرعات خاصة ومؤسسية وعلى مساهمات من وكالات التمويل.

وينبغي عرض المبلغ المستهدف بشكل واضح ومعقول يقوم على الحجم والمعدات المخططة وتكلفة المرافق. وقد تشتمل المناشدات على طلبات لتمويل قطع محددة من المعدات غالية الثمن.