الموارد

من المفيد بشكل عام في هذا القسم التدريبي، فهم وتقييم الموارد المتاحة والموضوعات التي يتم توفير معلومات عنها.

شبكة الويب العالمية (الإنترنت)

تعتبر شبكة الويب العالمية موردا ثميناً لنشر معلومات الحفظ حول العالم. وقد يجد أخصائيو الحفظ أن من المفيد وجود قائمة من مواقع الويب في متناول اليد كمرجع لهم وللموظفين الآخرين وللمستخدمين المهتمين. ويجب أن يتأكد أخصائيو الحفظ من أن المواقع تقدم معلومات مقبولة ودقيقة. وينبغي أن يتمكن المستخدم من التعرف بصفة خاصة على من قام بكتابة هذا الموقع وعلى الهيئة التي تقوم بدعم المعلومات، وعما إذا كانت المعلومات حقيقية أم مجرد رأي، ومتى تم إنشاء الموقع وتحديثه. ويمكن الحصول على مناقشات أكثر عمقا عن هذه الأمور فى مكتبة جامعة كورنيل و مكتبة جامعة نيو ميكسيكو ستيت. وقد تساعد الألفة مع الخدمات الواردة فى القائمة والمشاركة فيها, المستخدمين في الحصول على إجابات عن أسئلة الحفظ ومواكبة الإصدارات المناسبة. وتوفر الشبكة أيضًا العديد من المواقع لموردي ترميم الكتب والاستجابة للكوارث والتغليف والتخزين. انظر على سبيل المثال:

المعارض

وتتميز المعارض بأنها وسيلة إخبارية محفزة بالرؤية لتثقيف الجمهور عن قضايا الحفظ. ويمكن وضع المواد التالفة والهشة التي تم إصلاحها في ردهات الدخول أو نثرها على أرضيات ومداخل المكتبة أو وضعها في صالات عرض مخصصة لذلك. وينبغي أن تراعى معارض المواد النادرة الصيانة المناسبة والمعايير الأمنية التي تجعل العاملين وأصحاب المؤسسات على دراية بقيمة المواد.

ويعتبر شعار "الأقل هو الأكثر" من البديهيات المفيدة التي يجب اتباعها عند تنظيم المعارض. ورغم جاذبية فكرة تضمين جميع المواد الجديرة بالمشاهدة في عرض واحد، فمن الممكن أن يتسبب ذلك فى إرباك المشاهد وصرفه عن مدلول كل عنصر في العرض وقيمته وأهميته. ويعتبر تقديم عدد من المعارض للجمهور بها مواد مختارة أكثر فاعلية. فسرعان ما تجذب موضوعات المعرض(انظر مثال) الانتباه عند بيان نقاط الحفظ الهامة.

ومن الممكن أن يساعد كل من التوفر والرقم والحجم والموقع وأنواع حالات العرض في تضييق نطاق مرشحي العرض المحتملين. وينبغي أن يشترك أخصائي الحفظ فى إقامة المعارض والتأكد من تنفيذ جميع التوجيهات الخاصة بالتعرض للضوء والبيئة والحالة المادية والأمان. وينبغي عدم عرض المواد ذات الحالة السيئة، حيث أن ذلك لا يعرض المادة لمزيد من التلف فقط بل يترك أيضاً انطباعا سلبيا لدى المشاهد.

وتلعب الظروف البيئية دورًا كبيرًا في تحديد المواد التي سيتم عرضها. وقد يؤدى انسياب الضوء في علبة العرض، سواء من الشمس أم من مصادر داخلية إلى رفع درجة الحرارة فى العلبة وتغيير لون الورق الذي يحتوي على مادة اللجنين (الخشبين)وشحوب الوسائط الحساسة وتعريض المواد إلى ضوء فوق بنفسجي لا لزوم له. ولتقليل هذه المخاطر، ينبغي إبعاد العلبة عن المناطق الشديدة الإضاءة أو تركيب ستائر فوق العلبة أو النوافذ. وإذا كان بالعلبة مصدر للضوء فيجب إزالته لتقليل الحرارة والضوء. ويمكن استخدام لمبات منخفضة الفولتية مع أجهزة توقيت لتقليل كمية الضوء الواصل لعلبة العرض.

ويجب إبعاد التلوث بالجسيمات والغازات عن علب العرض، وأن تكون هذه العلب من مواد لا يصدر عنها أبخرة ضارة. وقد يتسبب القماش المستخدم في تبطين العلب, مثل القماش المضاد للحريق والحساس للضوء كالحرير، في فقدان اللون وقد يحتوى على مواد غير مرغوبة تنتقل إلى المعروضات. واستخدام أقمشة طبيعية مثل القطن والكتان وغسلها قبل الاستخدام ، بمنع هذه العيوب. ويمكن الحصول على معلومات إضافية من موقع الويب الخاص بالمنظمة الوطنية لمعايير المعلومات. وتعد الظروف البيئية ANSI/NISO Z39.79 القياسية لمكتبات العرض والمواد الأرشيفية مفيدة بشكل خاص.

الإعارة والتعبئة

ومن المستحسن استخدام سياسة إعارة رسمية لأية مؤسسة تفكر فى إعارة مقتنيات لمؤسسات أخرى. وينبغي أن تتعرض هذه السياسة لمقدار الوقت المطلوب لأي عنصر يمكن إعارته، والوقت المطلوب لتحضير المواد وأية قيود تنطبق على عناصر الإعارة. وبمجرد الموافقة على المواد ، سيتم مناقشة مدة العرض والإجراءات الأمنية. ولعل أكثر النواحي أهمية وأصعبها في التحكم هو البيئة التي سيتم عرض المواد بها. ومن المفترض أن العرض سيقوم بمحاكاة البيئة اليومية التي سيتم فيها وضع المواد المعارة — بالتحكم فى الإضاءة ودرجة الحرارة والرطوبة النسبية والتلوث— ولكن نادرًا ما بحدث ذلك.

ويجب أن تتضمن السياسة نقاطا أخرى من بينها سداد قيمة المعالجة والتغطية التأمينية ووسائل المواصلات وتعليمات التعبئة المحددة. ويجب عزل مواد التعبئة ضد التغيرات المفاجئة في درجة الحرارة والرطوبة والاهتزاز والحشرات والصدمات وتسرب الماء. وتشترط العديد من المؤسسات أن يقوم أخصائي الصيانة الذي يقوم بالإشراف على عرض المقتنيات، بنقل المواد ذات القيمة الخاصة. ويوجد لدى مكتبة فيكتوريا الحكومية باستراليا موقع ويب يوفر معلومات عن التعبئة. انظر أيضًا التوجيهات الخاصة بجمعية ACRL بخصوص إعارة مادة نادرة وفريدة و التوجيهات الخاصة باستعارة مواد مجموعات خاصة للعرض. وينبغي أن تصاحب المواد المعارة تقارير الشروط التفصيلية بمجرد مغادرتها المؤسسة وينبغي أن تقوم المؤسسة المستعيرة بمِلئها قبل وبعد العرض. ومن الأساليب الجيدة أيضاَ عمل سجل للمعرض عن المواد المعارة أو التي يتم عرضها بشكل متكرر حيث أنه يساعد على تعقب الحالة و/أو فرط استخدام المواد. وينبغي أن تكون المؤسسة المستعيرة صارمة ولكن ليس لدرجة أن تجعل أمانيها غير واقعية.

النسخ الفوتوغرافي

النسخ الفوتوغرافي مفيد لعدد من وظائف الحفظ. فعند استبدال مواد مرجعية مستهلكة مثل صفحات الفهرس أو القاموس تكون النسخ الفوتوغرافية هى الحل الفوري للمواد التالفة المطلوبة. وغالبًا ما يفضل القائمين على الأرشيف أن يكون لديهم نسخ من المواد الأصلية في ملفات قصاصات أو وسائل معاونة. وفي حالة وجود مواد قيمة أو نادرة، فقد يتم استبدال النسخ الأصلية بنسخ مصورة.

وتقوم مكتبة الكونجرس بتحديد متطلبات النسخ الفوتوغرافي للحفظ ووصف كيفية تحديد ما إذا كان هنالك عنصر مرشح لذلك.

ومن الضروري وضع معالجة المواد التي سيتم نسخها في الاعتبار. وتوفر مكتبة بودليان بجامعة أكسفورد معلومات قيمة عن موضوعات حقوق النشر المتعلقة بالنسخ الفوتوغرافي ومعايير نسخ الخدمة الذاتية.

وبغض النظر عن سبب اختيار النسخ الفوتوغرافي، فيجب أن يكون فريق العمل معتادا على طريقة تشغيل آلة النسخ الفوتوغرافي الموجودة لديهم. وبالطبع، فوجود حبر وورق من فئة أعلى يساعد على عمل نسخة أفضل.

أجهزة قراءة الميكروفيلم

وكما تبين في إعادة التشكيل، فإن متوسط عمر الميكروفيلم يمتد إلى 500 عام تقريبًا. ومع ذلك، فإذا تم إساءة معالجة الفيلم والجهاز، فقد يتلف الفيلم أو يدمر.

وهنالك العديد من الخيارات عند شراء أجهزة قراءة الميكروفيلم، ويجب حضور أخصائيي الحفظ جميع مناقشات ما قبل الشراء الخاصة بالجهاز. و يجب وضع التكبير وتبديل العدسات وخصائص الشاشة في الاعتبار عند اختيار جهاز قراءة الميكروفيلم. ويتضح ذلك في نشرة (يفتح pdf) قسم المحفوظات ومعلومات التاريخ بجنوب كارولينا عن اختيار أجهزة قراءة الميكروفيلم والقارئ/الطابعات. ويوفر أيضًا مركز Northeast Document Conservation Cente معلومات عن أجهزة القراءة والبروتوكولات المقترحة للتعامل.

ووجود جهاز قراءة ميكروفيلم تمت صيانته بشكل سليم من الأهمية بمكان. وسيقلل التنظيف اليومي من فرصة خدش الفيلم والعدسات. وينبغي وضع تعليمات سهلة التتبع عن كيفية تشغيل أجهزة قراءة الميكروفيلم والفيش بجانب المعلومات عن من سيطلب منه المساعدة إذا لزم الأمر. وستمنع تعليمات التعامل مع الفيلم حدوث تلف غير ضروري. ويمكن الحصول على تعليمات وتوضيحات مفصلة خطوة بخطوة لتحميل وتشغيل جهاز عرض ميكروفيلم على موقع جامعة سنغافورة الوطنية.

أساليب الاستجابة للكوارث

قد تحدث كوارث مثل الفيضانات أو الحرائق بشكل غير متوقع في أي مكتبة، ويقع على فريق العمل مسئولية تقليل التلف من خلال التحرك بسرعة. وتوفر الفيدرالية الدولية لجمعيات المكتبات دليل على موقع ويب عن الاستعداد للكوارث. وحيث أنه لا يمكن معرفة أعضاء فريق العمل الذين سيكونون موجودين عند وقوع الكارثة، فمن الضروري أن يتم تدريب كافة فريق العمل. وينبغي أن يتلقى فريق العمل مستوى معين من التدريب على الاستجابة للكوارث وأن يكونوا على دراية بخطة المؤسسة للاستجابة للكوارث. ويعتبر التدريب على تشغيل طفايات الحريق وعلى معالجة ونقل المواد التالفة أمرًا هامًا لجميع الموظفين. ومن الممكن أن تكون ورش عمل محاكاة الكارثة مفيدة، لأنها على الأقل تشرك العاملين بالطوارئ مثل رجال الإطفاء والشرطة. ويوفر عددًا من مواقع الويب توجيهات مفيدة عن التخطيط للكوارث ومن بينها ما يلي:

 

العودة