9. Gestion
Concepts Clés
introduction
durée du projet
traitement interne contre sous-traitance
installations internes
budgets du projet
communication
suivi du projet
au-delà du projet
MISE EN PLACE ET DEFENSE DES BUDGETS DE PROJET
Une des préoccupations majeures de la gestion est d'établir une projection des coûts et de mettre en place des budgets représentant la gamme complète des dépenses :
- Dépenses directes, comprenant les salaires/rétributions du personnel et les bénéfices, gestion générale, équipement/logiciels, fournitures, services et contrats; maintenance, licences, autorisations droits d'auteur et frais d'utilisation, frais de communication, et coûts de remplacement.
- Les Coûts de "Lancement", qui peuvent être considérables, en particulier pour les premiers projets ou ceux impliquant des méthodes innovantes. Ces coûts comprennent le développement de demandes de proposition, l'établissement de processus de rythme de travail et de documentation, de configuration système, de formation, et autres dépenses encourues avant le lancement du projet. En général non pris en charge par les fondateurs extérieurs. Mais ils doivent être accompagnés des pièces justificatives. Calculer en laissant une marge de manoeuvre depuis le début du projet jusqu'à la production.
- Imprévus couvre les dépenses non anticipés; en général ce n'est pas une dépense "légitime" reconnue par les organismes de financement, mais elle est de plus en plus reconnue par les financeurs au Royaume-Uni et en Europe. Les imprévus varient de projet en projet, selon le degré de complexité, d'expérience, de personnel, et de la taille des efforts consentis.
- Indirects/Généraux, en général un taux négocié, qui comprend l'espace, les utilitaires, services ainsi que l'assistance générale et administrative, calculés sur les coûts directs totaux. Le taux de Cornell, négocié fédéralement, pour les années 1999-2003 est de 57%. Dans certains pays une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est calculée sur les coûts directs.
- Partage des Coûts. Il est souvent demandé aux institutions de couvrir une partie des coûts associés aux projets d'imagerie, comme tout ou partie des frais indirects. Le partage des coûts est une véritable dépense et doit être calculé.
- Coûts "cachés". Les institutions supportent en général les projets d'imagerie à travers d'autres projets ou programmes. La sous représentation de ces contributions donne une fausse idée des coûts du projet.
Il n'existe pas de consensus sur le coût exact de la création de fichiers images numériques, encore moins sur leur coût de maintenance et d'accessibilité. Les chiffres disponibles varient énormément selon les types de matériels numérisés, la conversion de l'image et les conditions requises de métadonnées, le matériel/les logiciels utilisés, et la gamme des fonctions couvertes dans les estimations. Certaines institutions fournissent des chiffres des coûts, pourcentages de pannes, et estimations futures. Remarquez néanmoins que leur évaluation de coût varient. Les coûts spécifiques doivent être calculés suivant les conditions locales. Le RLG propose une feuille d'opérations pour l'estimation des coûts de reformatage numérique (Worksheet for Estimating Digital Reformatting Costs) qui détaille les différentes composantes à inclure lors de l'estimation des budgets pour la création d'images. Consultez les ressources supplémentaires pour des rapports et articles des coûts.
Les sites suivants offrent des informations sur les sources de financement du numérique, bien que ces informations puissent être datées :
Etats-unis
Europe et Royaume Uni
Australie
Remarque : Nous cherchons à référencer des listes de sources de financement d'autres pays. .
© 2000-2003 Bibliothèque de l'Université Cornell/Département de Recherches
