9. Gestion

Concepts Clés

introduction
durée du projet
traitement interne contre sous-traitance
installations internes
budgets du projet
communication
suivi du projet
au-delà du projet

ressources supplémentaires

DETERMINER LA MEILLEURE APPROCHE : PROGRAMMES EN SOUS-TRAITANCE CONTRE TRAITEMENT INTERNE
Il existe des avantages et des inconvénients à sous-traiter ou créer des capacités internes d'imagerie numérique. Même lorsque la décision de sous-traiter certaines fonctions a été prise, l'organisme doit supporter plusieurs aspects de la chaîne de numérisation, comme indiqué dans la vue d'ensemble technique. Par exemple, si la numérisation est sous-traitée, l'organisme doit tout de même mettre en place un programme d'inspection interne.

Sous-traitance

Avantages
• Respect des coûts et risque limité; l'organisme paye pour les produits délivrés, en général à un coût unitaire défini, ce qui facilite la planification et la budgétisation du projet.
• Coûts généralement moindres à ceux du traitement interne, bien que les tarifs varient énormément.
• Les fournisseurs peuvent traiter de larges volumes et un débit élevé.
• Coûts d'expertise, de formation et d'obsolescence des technologies supportés par le fournisseur.
• Large gamme d'options et de services disponibles, y compris l'imagerie, la création de métadonnées, améliorations, traitement, encodage, création d'images dérivées, impression, stockage et sauvegarde, développement de bases de données.

Inconvénients
• L'organisme est tenu éloigné des fonctions d'imagerie; les services fonctionnent généralement hors-lieu ou même off shore.
• Vulnérabilité due à l'instabilité du fournisseur.
• Vente agressive pour des produits et services existants normalement conçus pour le marché d'entreprise.
• Inexpérience du fournisseur avec les besoins des organismes culturels.
• Manque de standardisation et de guide de bonnes pratiques avec lesquels définir des besoins ou négocier des services.
• Défis concernant la communication, depuis les demandes de proposition à la passation de contrat, de la production aux exigences qualitatives.
• Problèmes de sécurité, de manipulation et de transport.

L'appel à des prestataires est viable si l'organisme possède : une bonne apréhension des buts à long et court termes de l'opération d'imagerie, et peut spécifier les exigences d'imagerie, de métadonnées et de dérivés; trouve des fournisseurs fiables; évalue les produits et les services; adopte des politiques et procédures pour différentes opérations; et définit les responsabilités de l'organisme et du fournisseur. Certains prestataires de services offrent aux organismes un questionnaire ou une liste de vérification afin de clarifier les exigences du projet et également de déterminer les produits et les coûts.

Le Colorado Digitization Project fournit une liste de prestataires de services aux USA. Vous pouvez également consulter le AIIM Products and Services Guide par service recherché. Les prestataires de numérisation de films et d'enregistrements COM sont cités dans une des RLG DigiNews FAQ.

Remarque :

Une demande de proposition doit être mise au point, qui définit clairement le contenu et les besoins. Un bon point de départ est le RLG Guidelines for Creating a Request for Proposal for Digital Imaging Services (Conseils de création de demande de proposition pour les services d'imagerie numérique). De plus, la Library of Congress a annoncé ses demandes de proposition (RFP) pour la conversion numérique.

Approche Interne

Avantages
• Apprendre en le faisant
• Définir les besoins au fur et à mesure plutôt que tout à la fois
• Conserver le contrôle direct sur la gamme entière des fonctions d'imagerie
• Subvenir à la sécurité, la manipulation adéquate et l'accessibilité des documents
• Assurer la primauté des besoins de la bibliothèque/des services d'archives
• Maintenir des exigences d'assurance de haute qualité.

Inconvénients
• Gros investissement et délais de lancement
• Coût par image non défini
• L'organisme paye les dépenses au lieu de payer les produits, y compris les coûts de temps d'indisponibilité, de formation et d'obsolescence de la technologie
• Capacités et installations de production limitées
• Gamme de personnel qualifié requise

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