Tutorial de Digitalización de Imágenes

9. Gestión

Conceptos claves

introducción
ciclo vital del proyecto
en la empresa vs. tercerización
instalaciones en la empresa
presupuestos del proyecto
comunicación
control del proyecto
visión de futuro

lecturas adicionales

DESARROLLO Y DEFENSA DE PRESUPUESTOS DEL PROYECTO

Una de las preocupaciones principales de la gestión es proyectar costos y desarrollar presupuestos que representen la totalidad de los costos:

Gastos directos, que incluyen los sueldos/ salarios y beneficios del personal; gastos indirectos de gestión; equipos/ software; suministros; servicios y contratos; mantenimiento, licencias, tarifas por autorización y uso de derechos de autor, tarifas de comunicación; y costos de sustitución.
Costos de la "Etapa Inicial", que pueden ser considerables, especialmente para los proyectos realizados por primera vez, o para aquellos que comprenden métodos que no han sido probados. Estos costos incluyen el desarrollo de solicitudes de propuestas (RFP), el establecimiento de procesos y documentos de flujo de trabajo, configuración de sistemas, capacitación y otros gastos incurridos por la institución antes del lanzamiento del proyecto. Por lo general no son respaldados por financiamiento externo, pero deben estar documentados. Permita una "curva generosa" desde el inicio hasta la producción del proyecto.
La Contingencias cubren gastos no anticipados; no son tradicionalmente un gasto "permisible" en las agencias de financiamiento de los Estados Unidos, pero son cada vez más reconocidas por quienes aportan fondos en el Reino Unido y en Europa. Las contingencias varían entre un proyecto y otro, dependiendo de la complejidad, la experiencia del personal y el tamaño del esfuerzo.
Gastos indirectos/ overhead, con frecuencia una tasa negociada, que incluye espacio, servicios públicos, servicios, y respaldo general y administrativo, calculada sobre los costos directos totales. La tasa de Cornell negociada a nivel federal para 1999-2003 es 57%. En algunos países se calcula un impuesto al valor agregado (IVA) sobre los costos directos.
Gastos prorrateados. Con frecuencia se requiere que las instituciones cubran, o éstas lo hacen en forma voluntaria, algunos de los costos asociados con proyectos de digitalización de imágenes, como por ejemplo la totalidad o parte de los gastos indirectos. La participación en los costos es un gasto verdadero y debe calcularse.
Costos "Ocultos". Las instituciones generalmente respaldan proyectos de digitalización de imágenes con fondos provenientes de otros proyectos o programas. El no informar acerca de tales contribuciones transmite un sentido falso de los costos reales del proyecto.

No existe un consenso respecto de lo que cuesta crear archivos de imágenes digitales, mucho menos mantenerlas y hacerlas accesibles. Las cifras disponibles pueden variar enormemente de acuerdo con los tipos de material que se escanee, los requisitos de conversión de imágenes y de metadatos, el hardware/ software utilizado, y la variedad de funciones cubiertas en los cálculos. Algunas instituciones proporcionan cifras de los costos, detalles de los porcentajes y estimaciones futuras. Observe que, sin embargo, sus valoraciones de costos diferirán. Los costos específicos deben calcularse basándose en condiciones locales. RLG mantiene una Worksheet for Estimating Digital Reformatting Costs (Hoja de Trabajo para Estimar los Costos de Reformateo Digital) que detalla varios componentes que deben incluirse al estimar presupuestos para la creación de imágenes. Vea las Lecturas Adicionales para obtener informes y artículos acerca de costos.

Los siguientes sitios proporcionan información acerca de fuentes de financiamiento digital, aunque la información puede estar un poco desactualizada:

Estados Unidos

Colorado Digitization Project (Proyecto de Digitalización de Colorado)
Amigos Library Services (Servicios de Bibliotecas Amigos)

Europa y Reino Unido

Australia

National Library of Australia, Community Heritage Grants (Biblioteca Nacional de Australia, Becas del Patrimonio Comunitario)