9. Gestion

Concepts Clés

introduction
durée du projet
traitement interne contre sous-traitance
installations internes
budgets du projet
communication
suivi du projet
au-delà du projet

ressources supplémentaires

MISE EN PLACE D'UN CALENDRIER DE REALISATION, D'OBJECTIFS ET DE PREVISIONS REALISTES
Il est la responsabilité du gestionnaire de reconnaître et organiser la durée du projet, qui comprend les étapes suivantes :

• Activités précédant le projet, comprenant l'identification des objectifs et des méthodologies, la sécurisation des ressources et l'engagement de l'institution.
• La phase de lancement, comprise entre l'initiation du projet et la première numérisation d'un lot.
• La production, où la plus grande productivité est réalisée au milieu de la phase.
• La fin du projet, une période à fournir les derniers efforts et à gérer les problèmes ayant été mis de côté.
• Les activités postérieures au projet, principalement associées à la structuration des responsabilités de maintenance des produits numériques.

Savoir évaluer la durée d'un projet permet au gestionnaire de développer un calendrier de projet où le début et la fin sont clairement définis. Entre ces deux extrémités, le gestionnaire doit rassembler les ressources afin de créer des produits livrables en temps et a l'heure et en respectant les budgets alloués. Les étapes du projet ainsi que le rythme du travail doivent être définis et les différentes sources web citées à la fin de cette partie offrent des informations utiles pouvant être adaptées à vos circonstances particulières.

La mise au point du calendrier sera facilitée si l'organisme a déjà de l'expérience avec des efforts similaires ou peut entreprendre une phase pilote dans laquelle le temps et les ressources associées peuvent être quantifiées. La création d'un calendrier de niveau de base en utilisant un logiciel capable de générer un diagramme de Gannt tel que Microsoft Project permet au gestionnaire de noter les étapes de processus et les dépendances qui pourront être affectées par des retards imprévus de la production. Une des erreurs fréquemment commises est de surestimer les capacités de production, en particulier lors des premières phases du projet. Ces outils facilitent le suivi du projet, en permettant aux gestionnaires de répondre plus efficacement aux engorgements, aux exigences concurrentes et autres.

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