9. Gestión

Conceptos clavess

introducción
ciclo vital del proyecto
en la empresa vs. tercerización
instalaciones en la empresa
presupuestos del proyecto
comunicación
control del proyecto
visión de futuro

lecturas adicionales

CÓMO DETERMINAR EL MEJOR ENFOQUE: TERCERIZACIÓN VS. PROGRAMAS EN LA EMPRESA
Existen ventajas y desventajas respecto de la tercerización o la creación de capacidades dentro de la empresa para los esfuerzos de digitalización de imágenes. Aún cuando se toma la decisión de tercerizar ciertas funciones, la institución debe sustentar muchos aspectos de la cadena de digitalización como se la define en la perspectiva general técnica. Por ejemplo, si la digitalización es tercerizada, la institución de igual manera necesita establecer un programa de inspección interno.

Tercerización

Ventajas
• Contención del costo y riesgo limitado; la institución paga por los resultados, con frecuencia un precio fijo por imagen, lo que facilita el planeamiento y presupuesto del proyecto;
• Los costos son típicamente más bajos que las cifras que se manejan dentro de la empresa, a pesar de que los precios varían mucho;
• Los proveedores pueden manejar un gran volumen y una alta producción;
• Los costos de experiencia, capacitación y obsolescencia tecnológica son absorbidos por el proveedor;
• Amplia gama de opciones y servicios disponibles, incluyendo, imágenes, creación de metadatos, mejoras, procesamiento, codificación, creación de derivados, impresión, almacenamiento y copias de seguridad (backup), desarrollo de bases de datos.
Desventajas
• La institución se aleja un paso de las funciones de imagen; con mayor frecuencia, los servicios se llevan a cabo fuera de las instalaciones o incluso fuera del país;
• Vulnerabilidad debido a la inestabilidad del proveedor;
• Venta agresiva de productos y servicios existentes que son diseñados típicamente para el mercado comercial;
• Inexperiencia del proveedor respecto de las necesidades de las instituciones culturales;
• Falta de normas y prácticas óptimas con las cuales definir requisitos o negociar la prestación de servicios;
• Desafíos en la comunicación, desde el desarrollo de las solicitudes de propuestas (RFPs) pasando por la contratación, hasta requisitos de producción y calidad;
• Asuntos relacionados con la seguridad, manipulación, transporte.

La tercerización es viable si una institución tiene una buena comprensión de los objetivos a corto y a largo plazo de una iniciativa de digitalización de imágenes, y puede especificar en forma completa los requisitos de imagen, metadatos y derivados; ubicar proveedores confiables; evaluar productos y servicios; adoptar políticas y procedimientos para diversas funciones; y definir las responsabilidades institucionales y las de los proveedores. Algunos proveedores de servicios ofrecen un cuestionario o lista de control para que las instituciones pongan en claro los requisitos de proyecto así como también para determinar productos y costos.

El Colorado Digitization Project (Proyecto de Digitalización de Colorado) proporciona un listado de proveedores de servicio en los Estados Unidos. Usted también puede buscar en la AIIM Products and Services Guide (Guía de Productos y Servicios de AIIM), por servicio requerido. Los proveedores de escaneo de película y de grabación COM están incluidos en un resumen técnico de RLG DigiNews.

Debe realizarse una detallada Solicitud de Propuestas (RFP), que resuma en forma clara el contenido y los requisitos. Un buen punto de partida es RLG Guidelines for Creating a Request for Proposal for Digital Imaging Services (Pautas de RLG para Crear una Solicitud de Propuestas para Servicios de Digitalización de Imágenes). Además, la Library of Congress (Biblioteca del Congreso) ha publicado sus RFPs para la conversión digital.

Realizar el proyecto en la empresa

Ventajas
• Se aprende a medida que se hace;
• Los requisitos se definen en forma progresiva en lugar de hacerlo en el inicio;
• Se mantiene el control directo sobre toda la gama de funciones referidas a la producción de imágenes;
• Se prevé la seguridad, manipulación apropiada y accesibilidad respecto de los materiales;
• Se asegura la primacía de los requisitos de biblioteca / archivos;
• Se mantienen requisitos de seguridad consistentes y de alta calidad.

Desventajas
• Gran inversión y tiempo prolongado de la etapa inicial;
• No hay costos fijos por imagen;
• La institución paga los gastos en vez de pagar por los productos, incluyendo los costos de tiempo de inactividad, capacitación y obsolescencia tecnológica;
• Capacidad e instalaciones para la producción limitadas;
• Se requiere una variedad de experiencias en el personal.

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