6C. Infraestructura técnica:
GESTIÓN DE ARCHIVOS

  Conceptos claves

introducción
seguimiento
bases de datos de imágenes
almacenamiento
tipos de almacenamiento
necesidades de almacenamiento

INTRODUCCIÓN

La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, planifique con antelación para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente. Es en especial importante mantener las líneas de comunicación abiertas entre el personal técnico y el personal del proyecto durante la etapa de planeamiento.

Los pasos de la gestión de archivos que se tratan aquí incluyen:

• Seguimiento (consideraciones básicas del sistema de archivos). Otro aspecto del seguimiento está comprendido en Metadatos;
• Bases de datos de imágenes y otras soluciones de gestión de imágenes (software especial para organizar archivos de imágenes);
• Almacenamiento (dispositivos y medios);
• Mantenimiento (copias de seguridad -backup-, migración, preservación y seguridad) Se lo trata en Preservación digital).

SEGUIMIENTO

Los sistemas de asignación de nombres de archivos y directorios por omisión son rara vez óptimos para una colección específica. Las decisiones sensatas acerca de los archivos y los directorios pueden ayudar a minimizar el caos, en especial en el caso de colecciones muy grandes. Hasta cierto punto, la naturaleza del material que se está escaneando sugerirá los principios de organización. Las series con frecuencia se dividen en volúmenes y números, las monografías tienen números de página, las colecciones de manuscritos o de fotografías tienen números de carpeta o de acceso, etc. En la mayoría de los casos, algún aspecto de estos principios de organización física pueden traducirse a organización de sistemas de archivos.

Siga algunas recomendaciones básicas acerca de los sistemas de archivos:

• Utilice un sistema de asignación de nombres que sea compatible con cualquier sistema operativo y medio de almacenamiento que planee utilizar;
• Utilice extensiones de archivo estándar para los distintos tipos de archivos;
• No sobrecargue los directorios con demasiados archivos;
• Confíe en el software de gestión de almacenamiento para manejar grandes colecciones a través de múltiples unidades físicas de disco;
• Permita que la colección pueda crecer en grandes cantidades.

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