Les bases de données d'images varient significativement en termes de facilité d'utilisation et niveaux de fonctionnalité. Elles gardent une trace de vos fichiers, offrent des fonctions de recherche et de tri, fournissent une interface d'accès, supervisent le niveau et le type d'utilisation, et participent à la sécurité en contrôlant qui a accès à quoi. Il n'existe pas d'outil unique capable de répondre à tous vos besoins, et même l'ensemble d'outils soigneusement choisi devra être régulièrement réévalué afin de déterminer s'il constitue toujours le meilleur choix.

Parmi les critères principaux concernant les bases de données figurent :

• But pour lequel la collection de fichiers numériques a été créée
• Taille et taux de croissance de la collection d'images
• Complexité et volatilité des métadonnées associées
• Niveau prévu d'exigence et de performance
• Infrastructure technique existante, y compris la disponibilité du personnel compétent chargé des systèmes.
• Dépenses

Catégories de base des systèmes de bases de données d'images
Une étude complète des systèmes de gestion des fichiers, comprenant les pours et les contres de chaque type ainsi que des exemples d'application sont présentés par Peter Hirtle dans Moving Theory into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives (De la Théorie à la Pratique : Imagerie numérique pour les Bibliothèques et les Services d'Archives). Il suggère les principales catégories suivantes :

Les Bases de données de bureau sont relativement faciles à utiliser et d'un coût faible, mais limitées en taille et en fonctionnalité.

Applications de bases de données client-serveur sont plus coûteuses et sophistiquées que les bases de données de bureau, mais par conséquent plus difficiles à utiliser et à conserver.

Les systèmes de gestion d'images spécialisés offrent une solution complète et disponible sur le marché de structures de données prédéfinies, mais sont plus coûteux et moins flexibles en termes de personnalisation et de compatibilité.

De plus en plus de systèmes de bibliothèques autorisent l'utilisation d'images. Ceux déjà existants offrent des bons liens entre les catalogues existants et les images numériques mais manquent de standardisation et de parti pris pour un chaînage au niveau des articles. Il est probable que le personnel de systèmes de bibliothèques ne soit pas préparé à assumer le fardeau supplémentaire de la gestion de larges collections d'images. Cela reste néanmoins un secteur en fort développement. De plus en plus des systèmes de bibliothèques gèrent les bases de données d'images. Une étude détaillée de certains produits est présentée dans Digital Object Library Products.

Considérations d'Ordre Informatique
Les bases de données de bureau sont, par définition, conçues pour fonctionner sur les systèmes d'exploitation Windows et Mac OS. Néanmoins, même une petite collection peut se trouver submergée sur un système de bureau si trop d'utilisateurs tentent d'y accéder simultanément. La plupart des plus grandes applications de bases de données sont conçues pour fonctionner sur des systèmes multi-utilisateurs tels qu'Unix, Linux ou Windows NT/2000, tournant sur des machines possédant un processeur rapide, beaucoup de mémoire RAM, des bus périphériques à entrée/sortie rapide, et des appareils de stockage rapides.